Réussir l'onboarding de vos jeunes talents en 5 étapes simples

Saviez-vous que l'onboarding est un moment crucial pour les nouveaux collaborateurs mais aussi pour votre entreprise ? Une intégration ratée augmente le risque de départ d’une nouvelle recrue de 80%. Loin d'être une contrainte, l’onboarding conditionne la montée en compétences des nouvelles recrues. C’est au fil des mois que vous allez faire adhérer vos nouveaux collaborateurs à leur équipe, les former sur leur poste, leur communiquer vos valeurs, votre culture. 

C'est d'autant plus vrai pour les jeunes talents : sans réelle expérience professionnelle, les premières semaines en entreprise peuvent être particulièrement stressantes. D’autant plus quand on sait qu’un nouvel employé sur cinq envisage même sérieusement de quitter l’entreprise après un mois. Pire encore, 60% des apprentis ne souhaitent pas intégrer une entreprise à la fin de leur alternance.

L’onboarding des talents : qu’est-ce que c’est ?

C’est l’accueil d’une nouvelle recrue sur le plan matériel, administratif…. mais surtout sur le plan humain. Tout est dans l’anglicisme “onboarder” : la personne est “embarquée" dans la mission et les valeurs de l’entreprise. 

Revoyez notre webinaire sur le sujet des bonnes pratiques pour réussir l'onboarding de vos jeunes talents en 5 étapes !

Conseil 1 : Planifiez. Un onboarding ne s’improvise pas

Faites un audit de votre stratégie d’intégration. Avant tout, il vous sera utile de mettre en place un état des lieux de ce qui existe déjà en terme d’intégration. Cela vous permettra d’identifier rapidement les pratiques qui fonctionnent déjà et les points à optimiser. N’hésitez pas à solliciter les équipes opérationnelles (notamment les managers) afin de recueillir leurs impressions : bien que ce soit les RH qui posent le cadre de l’onboarding, c’est aux équipes opérationnelles de s’approprier le sujet !

Construisez un plan adapté

Le secret d’un onboarding réussi, c’est une réflexion aboutie sur les sujets à couvrir et le dosage de l’information que vous communiquez aux nouveaux arrivants. 

Les axes à prévoir dès le départ sont : 

• l’administratif et le logistique
• la présentation aux équipes
• l’acclimatation à la culture de l’entreprise : valeurs, mission, outils collaboratifs, etc.  
• et enfin la fiche de poste en elle-même, pour cadrer dès le départ des objectifs réalistes et approuvés par tous. Ils seront la feuille de route pour savoir si la prise de poste est réussie et ils sont trop souvent négligés voire même oubliés.  

C’est important d’accompagner la montée en compétence des équipes opérationnelles sur tous les sujets et l’intégrer à l’accueil des nouveaux collaborateurs.

Conseil 2 : Encadrez l’arrivée des nouvelles recrues dès le jour J

Vous l’aurez compris, tout se joue les premiers mois. Engagez la conversation et préparez l’arrivée. Communiquer avec votre nouveau collaborateur quelques jours avant son entrée dans l’entreprise peut le rassurer et de fluidifier un maximum son arrivée. 

Voici quelques idées pour vous aider à prévoir l’arrivée de vos futurs recrutés :

Envoyez le contrat de travail

Comme évoqué dans notre tuto vidéo sur l’expérience candidat, transmettre son contrat de travail à votre nouvelle recrue lui permet de prendre connaissance des différentes clauses et de consulter ses proches bien en amont de son premier jour.

Communiquez les informations logistiques

Précisez aussi à votre nouvelle recrue l’horaire et le lieu de son arrivée, le dress code s’il y en a un et toutes autres informations logistiques.

Préparez son poste de travail

Afin que tout soit prêt le Jour J, prévoyez bien en amont la création de l’adresse mail, les accès à l’Intranet de votre entreprise et les autres outils dont la personne pourrait avoir besoin (ordinateur, téléphone, etc.). Dans certaines entreprises à forte croissance, les places dans les bureaux sont comptées ! Assurez-vous que la personne ait bien sa place attribuée dans vos locaux.

Prévenez les équipes

N’oubliez pas non plus de faire part aux équipes de l’arrivée du nouveau. Vous pouvez faire cela très simplement, par email avec le nom, la photo et la fonction du nouvel arrivant, par messagerie instantanée, ou sur l’Intranet de votre entreprise par exemple.

Soyez aux petits soins pendant les premiers jours

Les premiers jours sont souvent stressants, mais il y a quelques moyens simples d’accompagner vos nouveaux collaborateurs : 

• Prévoyez un point RH dès le premier jour. C’est l’occasion de faire signer le contrat et de répondre à toutes les questions  d’ordre plutôt administratif (horaires, mutuelle, accès au bâtiment, congés, etc.).
• Présentez les outils dont la recrue aura besoin. Chaque entreprise a ses propres outils RH (Intranet, gestion RH, notes de frais, etc.). Présentez-lui dès son arrivée : elle saura ainsi s’en servir au moment opportun !

Organisez une visite des locaux

Une petite visite des bureaux s’impose dès le premier jour pour permettre aux nouveaux arrivants de prendre leurs marques.

Offrez un pack de bienvenue

C’est tout de même sympa d’arriver sur un bureau où l’on découvre un mug à l’effigie de la marque, un carnet, une pieuvre de connectique et chargeur pour son portable… Bon nombre d’entreprises prévoient ces attentions, qui font d’autant plus mouche avec la Gen Z si elles sont utiles et peu polluantes (on oublie les T-shirts made in China et les gourdes qu’ils ont déjà par dizaines).

Cette organisation au cordeau est le meilleur moyen de fêter l’arrivée d’un membre de l’équipe et de créer un sentiment d’appartenance.

Besoin d’un pense-bête pour vous rappeler de tout cela ? 

Téléchargez la checklist de l’onboarding réussi !

Conseil 3 : Créez du lien avec les équipes

Vous effectuez de nombreux recrutements ? Charge à vous de créer du lien parmi la nouvelle promotion autant qu’avec les salariés déjà présents. Cela vaut d’ailleurs pour un recrutement unique au sein d’une petite équipe ou d’une promotion large dans un grand groupe.

Construisez des promotions d’onboarding

Créer des promotions d’onboarding peut être un excellent moyen d’aider un groupe de nouveaux arrivants à prendre leur marque rapidement.

Pour le cas des plus petites équipes, au sein d’une PME par exemple, vous pouvez également créer de la cohésion au sein d’un département ou d’une équipe plus large. Cela peut se faire en déjeunant ensemble, lors d’un afterwork ou même avec des initiatives ponctuelles (par exemple un Secret Santa en décembre ou un pique nique dans un parc en été). 

Faites-leur découvrir l’entreprise ensemble

Des promotions de personnes intégrées au même moment peuvent échanger leurs impressions sur l’entreprise et découvrir les locaux ensemble. D’ailleurs, les personnes onboardées au même moment restent souvent proches sur le long terme. 

Dans de plus petites équipes, l’importance d’un ambassadeur qui est déjà en poste est d’autant plus importante que la recrue n’aura pas d’autre ‘nouveau·elle’ à qui se ‘raccrocher’. On vous en parle juste après.

Mettez en place un système de parrainage

De nombreuses entreprises mettent en place un système de parrainage ou de “buddy”. Il s’agit d’une personne référente ou mentor, le plus souvent d’une autre équipe, sur laquelle le jeune talent peut compter pour toute question et pour des moments d’échange informels.

Dans une grande comme une plus petite entreprise, ces personnes sont clé pour mettre le ou la salarié·e à l’aise. Dégager du temps à la personne déjà dans l’entreprise pendant les premières semaines est donc un très bon investissement, qui aura des répercussions très positives sur l’expérience collaborateur de la nouvelle personne employée.

Facilitez les rencontres avec les salariés en poste

Organisez un petit déjeuner ou un déjeuner d’équipe. Rien de pire que de déjeuner tout seul le premier jour ! Pour éviter à votre salarié·e un grand moment de solitude où il ou elle aurait le loisir de ruminer à foison, prenez les devants.Organisez un petit déjeuner ou un déjeuner avec votre équipe afin que votre nouvelle recrue se sente tout de suite à l’aise. Tant pour les membres de l’équipe que pour elle, ce sera le moment d’apprendre à se connaître autour d’un verre ou d’un repas avant de travailler ensemble plus avant.

Une autre manière de faire est de mettre à disposition un trombinoscope au nouvel arrivant et de lui proposer de prendre des cafés informels (au bureau ou en visio) avec des personnes clé. De plus en plus d’entreprises ont cette culture d’accès facile aux collaborateurs, même de niveau hiérarchique plus élevé. Si c’est votre cas, jouez là-dessus pour accélérer l’intégration de vos talents. Car mieux ils connaîtront les équipes, mieux ils navigueront en interne.

Créez des moments de rencontre inter et intra-équipe

Encouragez les équipes opérationnelles à inclure la nouvelle recrue dans leurs rendez-vous, ou de mettre en place des “shadowing” ou de “vis ma vie” de différentes personnes de l’équipe. Dans ces moments, la personne suit ses collègues dans leurs tâches quotidiennes. 

Outre la découverte de leurs périmètre, objectifs, tâches, cela facilite aussi la compréhension des enjeux quotidiens dans l’entreprise. C’est un des meilleurs moyens de prendre ses marques à un poste.

Conseil 4 : Accélérez l’adhésion à la mission et la culture de l’entreprise

Le Fit du candidat, constaté en entretien, sera à confirmer durant cette période d’onboarding.

Rappelez systématiquement la mission et les valeurs

Vous l’aurez fait ressentir dans l’offre d’emploi et en entretien, mais revenir souvent sur la mission et les valeurs de l’entreprise permettra aux nouveaux arrivants d’y adhérer rapidement.

Rendez les valeurs visibles au quotidien

Démontrez de manière simple comment les valeurs et la mission de l’entreprise se traduisent dans le quotidien de vos équipes. Par exemple, chez JobTeaser, nos locaux sont d’inspiration “campus” pour nous rappeler que nous travaillons pour les étudiants et les jeunes diplômés.

Faites vivre l’ADN de votre entreprise  

Quel est votre rituel d’entrée dans l’entreprise ? Ce dernier marque les arrivées de manière symbolique. Chez JobTeaser, tous les nouveaux sont pris en photo déguisés en jeunes diplômés. Les photos sont affichées aux murs de notre cafétéria et sont un bon moyen de visualiser la croissance des équipes quasiment en temps réel !

Faites connaître l’histoire de votre entreprise

Votre entreprise a-t-elle d’autres sites (usine, entrepôt, etc.) qui sont moteurs de son activité ? Faites-les visiter aux personnes récemment arrivées afin qu’elles puissent comprendre le cœur de votre métier. Vous pouvez aussi mettre en place une présentation de la méthode de fabrication de vos produits, même si le métier de ces personnes s’en éloigne.

Conseil 5 : Rentrez dans le vif du sujet 

En parallèle de l’insertion du jeune talent à la culture de votre entreprise, charge aux managers d’assurer sur le plan de l'opérationnel.

Assurez une prise de poste fluide

Qu’il y ait eu une période de passation ou non, voici les points à garder en tête pour fluidifier au maximum la prise de poste :

• Fixez ensemble les objectifs des premiers mois, afin de donner de la visibilité sur ce qui est attendu.
• Mettez en place des points de suivi réguliers : pendant les premières semaines, calez un point hebdomadaire afin de vous assurer que tout se passe bien. Prévoyez aussi un point d’étape au bout de quelques semaines.
• Assurez-vous que les documents clés soient bien à jour : utilisez-vous un playbook, des guides ou d'autres documents qui  faciliteraient le quotidien de la recrue ? Est-ce que l’équipe a bien maintenu les éléments à jour ?
• Expliquez vos méthodes de travail : votre nouveau collègue n’a pas de boule de cristal. Si vous explicitez vos méthodes de travail, cela lui permettra d'être opérationnel plus rapidement.
• Donnez-lui les codes de l’entreprise : vos agendas professionnels sont-ils ouverts et consultables par tous ? Y’a t-il une culture de l’écrit ou de l’oral dans votre entreprise ? Vous faites un quiz en fin de réunion d’équipe hebdomadaire ? Autant de choses à dire dès les premiers jours. Croyez-nous, votre salarié·e évitera quelques bourdes et moments gênants.
• Identifiez des personnes référentes sur chaque sujet : si certains membres de l’équipe sont plus habilités que d’autres à répondre à votre nouvelle recrue sur certains sujets, précisez-le dès le départ pour lui permettre d’avancer plus rapidement.
• Intégrez-le à l’opérationnel (au fur et à mesure !) : attention à ne pas en demander trop. Il faut le temps d'intégrer les nouvelles informations.

Et enfin, demandez des retours à votre nouvelle recrue

L’arrivée d’un jeune talent est une belle opportunité pour vous d’obtenir des retours sur votre méthodes d’onboarding afin d’améliorer vos process en continu. Voici quelques conseils pour mesurer l’impact et le ROI (Return On Investment) de votre gestion des arrivées :

• pour l’aspect qualitatif, vous pouvez mettre en place un rapport d’étonnement afin de recueillir les impressions de vos nouvelles recrues ;
• côté quanti, mesurez le NPS de l’onboarding  au bout d’un mois, trois mois, six mois ;
• au niveau des KPI plus globaux, surveillez votre taux de turnover sur le long terme.

Un onboarding de qualité est la condition d’un recrutement réussi. En suivant ces conseils, vous vous mettez sur la bonne voie pour intégrer de nouveaux talents à votre entreprise et améliorer votre marque employeur.

Vous souhaitez aller plus loin ?

Regardez notre tuto vidéo

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