3 conseils pour répondre à 100 % de vos candidatures, sans difficulté

La manière dont vous gérez votre processus de recrutement a un impact considérable sur votre entreprise et sa croissance. La preuve : 77% des étudiants et jeunes diplômés ayant vécu une mauvaise expérience de candidature affirment que l’image de l’entreprise s’est dégradée. Ce chiffre, issu de la dernière étude Expérience candidat : regards croisés Gen Z & RH, réalisée par le Gen Z Lab JobTeaser en partenariat avec le NewGen Talent Centre d’EDHEC Business School, révèle une réalité pour tous les recruteurs : il est désormais crucial d’optimiser votre expérience candidat, afin non seulement de toucher les meilleurs talents, mais surtout de ne pas les laisser vous filer entre les doigts.

Mais l’opération n’est pas si simple : bien souvent, lorsqu’une équipe RH reçoit des dizaines voire des centaines de candidatures tous les mois, il peut être facile de se laisser submerger et de ne pas répondre à tout le monde…

Or, qui dit candidat ignoré, dit bien souvent candidat vexé - et opportunité manquée !

Alors, pour éviter de passer à côté d’une pépite, mais aussi parce qu’une bonne relation avec les talents est indispensable pour renforcer votre marque employeur, vous allez donc devoir améliorer la gestion de votre expérience candidat.

Comme nous l’a confié Farah Ziane, Employer Branding Manager chez L’Oréal France, au cours d’un entretien, « malgré un volume énorme de candidatures, qui peut aller jusqu’à 39 000 CV reçus pendant les saisons de recrutement, nous avons à coeur de nous assurer que chacun de ces CV soit vu par un recruteur, et pas uniquement par une intelligence artificielle. »

Mais comment font donc ces recruteurs qui semblent gérer sans aucun loupé leur gestion des candidatures ? Dans cet article, on vous partage 3 leviers efficaces pour concevoir un processus de recrutement efficace, en vous appuyant sur des méthodes et outils intelligents - à commencer par l’approche RecOps.

RecOps : qu’est-ce que c’est, et pourquoi s’y mettre ?

Selon Ipsos, 61% des entreprises ont rencontré des difficultés dans leur processus de recrutement en 2023. Et ce, sans parler du phénomène de plus en plus courant du ghosting en recrutement !

En réponse à cette situation, il peut s’avérer fort utile de réfléchir à rationaliser la gestion de votre processus d’embauche.

Cette démarche, c’est ce que l’on appelle l’optimisation des RecOps, (pour Recruitment Operations) : un concept emprunté à d’autres domaines de l’entreprise comme les Sales Ops ou Marketing Ops. Avec les RecOps, l’idée est de fluidifier et améliorer l'ensemble des processus de votre service d’acquisition de talents.

Le RecOps est un peu comme l’architecture (et par extension l'architecte) qui va :

• fluidifier l’ensemble des opérations de l’équipe en charge du recrutement ;
• mesurer leur efficacité ;
• identifier des leviers d’amélioration pour gérer 100 % des candidatures reçues et sélectionner les meilleurs profils.

Trop beau pour être vrai ? Détrompez-vous ! On vous partage dans la suite de cet article 3 leviers pour intégrer une approche RecOps dans votre recrutement…

3 leviers pour améliorer la gestion des candidatures

Concrètement, comment optimiser votre processus de recrutement ? Si chacun est unique (en fonction des besoins de votre entreprise et du profil de vos candidats), les 3 leviers suivants peuvent être explorés afin d’améliorer la gestion des candidatures reçues par votre organisation… Et enfin arrêter de faire malencontreusement passer des CV à la trappe.

#1. S’équiper des bons outils de suivi des candidats

Le premier moyen d’optimiser la gestion de votre processus de recrutement est d’implémenter un logiciel de gestion des candidatures (ou ATS). Cet outil peut en effet considérablement rationaliser la manière dont votre entreprise tient à jour son pipeline de talents, traite les candidatures, suit chaque talent tout au long du processus d’embauche, et voire même dont elle analyse la pertinence des profils pour un poste donné.

Le tout, en faisant gagner un temps fou à vos équipes grâce à des fonctionnalités d’automatisation et d’optimisation des tâches les plus chronophages ou à faible valeur humaine ajoutée, comme :

• la mise à jour des annonces de poste (en spécifiant en temps réel lorsqu’une offre a été pourvue, par exemple) ;
• la planification et la mise à jour de votre agenda d’entretiens avec les candidats ;
• la numérisation et le tri des CV ;
• l’envoi de mails automatiques de suivi après une rencontre à un événement en présentiel comme un salon étudiant, pour éviter le ghosting de la part des talents - et vous assurer de répondre à 100 % des candidats engagés dans un processus auprès de votre entreprise ;
• etc.

Pour les actions écoles, JobTeaser a lancé l'outil TalentConnect afin d'améliorer la gestion des candidatures en permettant aux étudiants de postuler directement sur place. JobTeaser proposant l’intégration ATS (Talentsoft, SAP, SmartRecruiters…), les candidatures peuvent être importées en un clic dans votre outil de candidature, ce qui facilite la communication et le partage d’informations entre les différents acteurs du processus de recrutement." 

Selon une enquête réalisée par Lever, ces outils sont également particulièrement intéressants pour les recruteurs qui souhaitent mettre en place des initiatives de DEI dans leur culture d’entreprise (Diversité, Equité et Inclusion). Un système de suivi des candidats permettra en effet de diversifier son vivier de talents et de mesurer l'atteinte de vos objectifs de diversité. 

Un bon argument pour faire valoir votre marque employeur auprès de la Gen Z !

#2. Assurer une bonne collaboration entre tous les acteurs du recrutement - et les autres équipes

Contrairement à ce qu’on pourrait penser, les RecOps ne concernent pas uniquement le département recrutement. Au contraire, l’approche consiste à se connecter à l’ensemble des équipes de recrutement (comme les DRH ou encore les Hiring Managers), mais aussi les autres pôles stratégiques de l’entreprise, comme la direction, les managers ou encore les chefs de service qui recrutent.

Le rôle des RecOps est donc de coordonner les opérations de l’ensemble de ces parties prenantes en leur fournissant les ressources, informations et outils nécessaires pour améliorer la gestion des candidatures à l’échelle de l’organisation.

À l’inverse, il est aussi crucial dans une démarche de RecOps d’être à l’écoute de l’ensemble des acteurs terrain, qui sont en contact direct avec les candidats et les talents. Leurs retours seront précieux pour affiner la stratégie de recrutement et améliorer ce qui doit l’être.

#3. Intégrer l’IA à son processus de gestion des candidatures

Pour finir, vous pouvez aussi vous appuyer sur des solutions alimentées par l’intelligence artificielle et le machine learning. L’IA s’est déjà avérée être un outil efficace pour accélérer et optimiser le processus de recrutement, notamment en facilitant l’analyse des CV, ou encore la prédiction des performances des candidats. Notre étude sur l’expérience candidat révèle ainsi que 72% d’entre eux utilisent déjà des outils d’IA pour passer leurs entretiens !

L’IA peut aussi vous aider à améliorer et systématiser la communication avec l’ensemble des talents qui postulent auprès de votre entreprise. Générative, elle permet de créer un contenu personnalisé automatiquement. Un atout de taille, qui peut vous permettre de maintenir la conversation avec chaque talent, à chaque étape de leur parcours de recrutement - qu’il aboutisse sur une proposition d’embauche ou non !

Qui plus est, l’intelligence artificielle peut aussi vous aider à déployer des chatbots pour interagir avec les candidats en temps réel, répondre à leurs questions et leur permettre d’anticiper les étapes de leur parcours d’embauche.

Ne passez pas à côté des meilleurs talents parce que vous n’avez pas eu le temps de répondre à 100 % de vos candidatures. En vous équipant des bons outils, mais aussi en facilitant la coopération au sein de vos équipes, vous pourrez facilement optimiser la gestion de votre recrutement.

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