Der optimale Bewerbungsprozess: So klappt es mit den Nachwuchskräften der Gen Z

Der optimale Bewerbungsprozess: So klappt es mit den Nachwuchskräften der Gen Z

Der Bewerbungsprozess, auch als Bewerbungsverfahren bezeichnet, umfasst den zeitlichen Rahmen, innerhalb dessen eine Bewerbung abläuft. Er beginnt mit der Stellenausschreibung, setzt sich aus mehreren Phasen zusammen und endet mit der Entscheidungsfindung und Vertragsunterzeichnung. Im Zuge dieses Prozesses treffen Arbeitnehmer:innen und Arbeitgeber:innen aufeinander, um auf Grundlage gemeinsamer Vorstellungen, Erwartungen und arbeitsrechtlicher Grundlagen eine Zusammenarbeit im Rahmen eines zu vergütenden Arbeitsverhältnisses zu vereinbaren. 

Dabei ist es von großer Bedeutung, die Besonderheiten und Anforderungen der Gen Z zu berücksichtigen, da ihre Erwartungen und Präferenzen den Bewerbungsprozess maßgeblich beeinflussen.

Die Erwartungshaltung der jungen Generation

Die Gen Z, die in den späten 1990er und frühen 2000er Jahren geboren wurde, zeichnet sich durch eine ausgeprägte Affinität zur digitalen Welt aus und erwartet einen entsprechend modernen und effizienten Bewerbungsprozess. 

Die jungen Talente erwarten prompte Antworten und kurze Wartezeiten nach Einreichung ihrer Bewerbungsunterlagen. Eine benutzerfreundliche Onlineplattform für Bewerbungen ist daher unerlässlich. Besonderes Augenmerk sollte zudem auf die mobile Zugänglichkeit gelegt werden, da die Gen Z ihre Mobilgeräte intensiv nutzt.

Zudem bevorzugt sie konstruktives und kontinuierliches Feedback, das nicht nur Wertschätzung ausdrückt, sondern den Bewerber:innen auch ermöglicht, aus diesem zu lernen und sich weiterzuentwickeln. Die Vertreter:innen dieser Generation legen außerdem großen Wert auf die Sinnhaftigkeit ihrer Jobs sowie auf die Authentizität ihrer Arbeitgeber:innen und eine klare, präzise und transparente Kommunikation. 

Es ist wichtig, dass Personalverantwortliche diesen Erwartungen im gesamten Bewerbungsprozess gerecht werden. Sie sollten ausreichend Raum für die Vorstellung der eigenen Unternehmenskultur, Werte und Karrieremöglichkeiten bieten und eine zügige sowie authentische Kommunikation mit den Kandidat:innen und Bewerber:innen pflegen.

Der folgende umfassende Guide beleuchtet die fünf Phasen des Bewerbungsprozesses und gibt Ihnen Tipps und Hinweise auf weitere wesentliche Merkmale, die Sie im Hinblick auf die Young Talents der Gen Z beachten sollten. Los geht's!

Phase 1: Die Stellenanzeige

Die Vorbereitung der Stellenanzeige sollte in Zusammenarbeit mit dem Team erfolgen. Diskutieren Sie gemeinsam, welche Informationen unbedingt in der Anzeige enthalten sein müssen, und schreiben Sie verständlich. Legen Sie dabei die Qualifikationen fest, die zwingend erfüllt werden müssen und berücksichtigen Sie auch, dass die jungen Bewerber:innen keine umfangreiche Berufserfahrung mitbringen werden. Wenn Sie Fachbegriffe Ihrer Branche oder einzelner Abteilungen nutzen, überlegen Sie, ob diese den  Berufsanfänger:innen ein klares Bild vermitteln, wie der zukünftige Berufsalltag aussieht und welche Aufgaben er mit sich bringt.

Lassen Sie gegebenenfalls einen Kollegen oder eine Kollegin draufschauen, der oder die nicht im Thema ist, und im Anschluss daran die Inhalte des beschriebenen Jobs in eigenen Worten wiedergeben. So können Sie erfassen, ob Ihre Stellenanzeigen wirklich klar und verständlich formuliert sind, oder ob es noch Optimierungsbedarf gibt.

Die Entstehungsgeschichte Ihres Unternehmens ist für potenzielle Kandidat:innen eher weniger wichtig. Der Gen Z kommt es insbesondere auf die folgenden Punkte an:

• Purpose: Der Sinn im eigenen Tun oder ein als positiv wahrgenommener, auch der Allgemeinheit dienender Unternehmenszweck
• Flexibilität: Möglichkeiten zum Homeoffice und flexible Arbeitszeitmodelle
• Authentizität: Versprechen Sie nichts, was Sie nicht halten können! Kommunizieren Sie nur Werte und Tatsachen, die wahr sind, hinter denen Sie wirklich stehen und die intern auch so gelebt werden. 

Formulieren Sie in Ihrer Stellenanzeige, was Ihre Unternehmenskultur ausmacht und wie sich die Corporate Social Responsibility (CSR) bei Ihnen zeigt. Weisen Sie auf Homeoffice-Möglichkeiten, nicht-monetäre Benefits und flexible Arbeitszeitmodelle hin und kommunizieren Sie offen und transparent. So sammeln Sie Pluspunkte bei den Young Talents!

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Phase 2: Der Bewerbungseingang und die erste Kontaktaufnahme

Die Bewerbungen sind da – und nun müssen Sie diese nicht nur sortieren und beurteilen, sondern auch zügig eine Rückmeldung geben. Automatisierte E-Mails, die signalisieren, dass die Bewerbungsunterlagen eingegangen sind, helfen Ihnen nicht nur bei der effizienten Bewältigung des Bewerbungsvolumens, sondern auch bei der personalisierten Ansprache der einzelnen Kandidat:innen, um entsprechend ihrer Erwartungshaltung eine umgehende Rückmeldung zu geben. Ein mitgelieferter, grober Zeitplan über den weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses wird bei Bewerber:innen der Gen Z, die gern umfassend informiert sind, einen positiven Eindruck hinterlassen.

Erstellen einer Bewertungsmatrix und der Umgang mit abgelehnten Bewerber:innen

Für die Bewertung der jeweiligen Bewerber:innen empfiehlt es sich, eine Bewertungsmatrix entsprechend der stellenrelevanten Hard- und Soft Skills anzulegen, die eine unverzerrte und nachvollziehbare Beurteilung ermöglicht. Legen Sie sowohl Skills fest, die die Bewerber:innen unbedingt mitbringen müssen, als auch solche, die Sie als optional, aber nicht verpflichtend ansehen. Falls ein hierbei festgelegter Mindestwert nicht erreicht wird, erfolgt eine Ablehnung. 

Sagen Sie Bewerber:innen, die nicht für die ausgeschriebene Stelle in Frage kommen, begründet und zeitnah ab. Auch diesen Vorgang können Sie mit entsprechender Software automatisieren und sogar personalisieren. In diesem Falle schreiben Sie die Bewerber:innen nicht direkt ab, sondern legen Sie die Gründe für Ihre Entscheidung offen und fragen Sie nach, ob Sie die abgelehnten Kandidat:innen in Ihren Talentpool aufnehmen dürfen. Dies zeugt – trotz einer negativen Rückmeldung – von Wertschätzung, da Sie sehr wohl die Fähigkeiten der Abgelehnten wahrgenommen und deren Wert erkannt haben. So sollten Sie ebenfalls bei Initiativbewerbungen vorgehen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist Ihr gut gepflegter Talentpool Gold wert.

Für die Candidate Experience und Ihr Employer Branding ist eine wertschätzende Ablehnung ebenfalls von Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf mögliche nachfolgende Bewertungen auf Plattformen wie Kununu, Glassdoor & Co.

Die erste Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidat:innen

Nachdem Sie die Bewerbungsunterlagen gesichtet, sich mit den relevanten Abteilungen anhand der erstellten Bewertungsmatrix abgestimmt und die ersten Kandidat:innen auch schon abgelehnt haben, geht es jetzt darum, zu entscheiden, welche Kandidat:innen Sie zu einem Gespräch einladen möchten. 

Gerade in größeren Teams und für Stellenangebote, die mit viel Verantwortung daherkommen, kann das Teilen Ihres Terminkalenders mit Ihren Kolleg:innen die Koordination ungemein erleichtern. Mit entsprechender Software können Sie sogar automatisch in Terminkalendern nach freien Terminen suchen, diese intern blocken und den Kandidat:innen entsprechende Vorschläge zur Auswahl per E-Mail zusenden. 

Bei hohem Bewerbungseingang ist es außerdem ratsam, zunächst eine erste Vorauswahl über kurze Telefon- oder Videointerviews durchzuführen, um ein besseres Bild von den einzelnen Bewerber:innen zu bekommen, bevor Sie diese dann erneut zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch einladen. Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck und hören Sie auf einen langjährigen guten Freund und Berater, der stets an Ihrer Seite ist – Ihr Bauchgefühl.

Nehmen Sie in jedem Fall aber zeitnah Kontakt zu allen Kandidat:innen auf. Die Gen Z, aufgewachsen mit digitalen Technologien und der Schnelligkeit unserer heutigen Welt, erwartet von Ihnen eine zügige Rückmeldung und einen Ausblick darauf, wie es nun weitergeht und was als nächstes passieren wird.  

Phase 3: Das Vorstellungsgespräch

In einer gut vernetzten Welt bieten sich für den Ort und die Durchführung des Vorstellungsgesprächs vielfältige Möglichkeiten. 

Videointerviews kommen den Erwartungen an eine digitale Unternehmenskultur der Bewerber:innen entgegen, vor allem, wenn die Anfahrtswege lang sind. Sorgen Sie aber in jedem Fall für eine angenehme Atmosphäre, damit Ihr Gegenüber sich öffnen und authentisch zeigen kann. Zudem ist die Gen Z gewohnt, aktiv an digitalen Inhalten teilzunehmen und mit diesen zu interagieren. Unternehmen können interaktive Elemente wie Online-Assessments oder Spiele in den Bewerbungsprozess integrieren, um das Interesse der Bewerber:innen zu steigern und gleichzeitig deren Fähigkeiten zu testen.

Fokus auf die Soft Skills

Die erforderlichen fachlichen Qualifikationen haben Sie beim Durchsehen der Bewerbungsunterlagen bereits geprüft. Natürlich gilt es, den jungen Talenten auch im Vorstellungsgespräch dahingehend nochmal auf den Zahn zu fühlen, doch sollten Sie sich auch von allzu starren Vorgaben und Erwartungen lösen und mehr auf die Soft Skills der Gen Z vertrauen. Vieles, was in Zeiten des Wandels und einer volatilen Zukunft wichtig ist, bringen die jungen Menschen nämlich bereits mit. Da wäre beispielsweise ein flexibles und digitales Skillset oder die Selbstverständlichkeit eines Lifelong-Learning-Konzepts für ihre gesamte berufliche Laufbahn. Rufen Sie sich dies beim gemeinsamen Gespräch vor Augen. 

Gen Z: Weniger Berufserfahrung, mehr Werteorientierung

Der Cultural Fit und ein geteilter Wertekodex spielen bei der Auswahl des Wunsch-Arbeitgebers eine enorm wichtige Rolle für die Talente der Gen Z. Stellen Sie deshalb im Gespräch sicher, dass es matcht, um die Talente auch nach dem Onboarding langfristig zu halten. Stellen Sie die richtigen Fragen und seien Sie bereit, auf etwaige Gegenfragen zur Stelle oder zum Unternehmen einzugehen. 

Nur weil die jungen Talente noch nicht viel Berufserfahrung haben, müssen Sie das Gespräch nicht abkürzen. Wenden Sie hier weniger Zeit für Fragen zu bisherigen Berufserfahrungen auf und fokussieren Sie stattdessen lieber auf solche zu den persönlichen Präferenzen hinsichtlich des Teams, der eigenen Werte, des Arbeitsumfelds und der gewünschten Rahmenbedingungen. 

Wenn Sie mehr über die optimale Durchführung Ihrer Bewerbungsgespräche erfahren möchten, die den Ansprüchen der Gen Z gerecht werden, empfehlen wir unser Whitepaper “Das Einmaleins der Bewerbungsgespräche: Wie Sie junge Talente abholen und herausfinden, wer wirklich zu Ihnen passt”. Es steht für Sie zum kostenlosen Download bereit.

Phase 4: Die abschließende Beurteilung und  Entscheidungsfindung 

Nachdem alle Fragen gestellt wurden und Sie alle Antworten erhalten haben, gilt es nun, eine Entscheidung zu treffen. 

Unternehmen sollten hier transparente Auswahlkriterien haben und den Bewerber:innen den Entscheidungsprozess erklären können. Dies könnte beispielsweise die Bewertung von Qualifikationen, Erfahrungen und kultureller Übereinstimmung, aber insbesondere auch der Soft Skills umfassen, die die Bewerber:innen mitbringen. Ziehen Sie die für die Vorstellungsgespräche angelegte Bewertungsmatrix zu Rate. Besprechen Sie sich im Team zum Gesamteindruck der Kandidat:innen und hören Sie auch auf Ihr Bauchgefühl.

Eine objektive und faire Bewertung ist für die Gen Z auch aus dem Grund wichtig, dass sie sich von ihren künftigen Arbeitgebern proaktiven Einsatz gegen Diskriminierung wünscht. Wenn Sie Ihre Kriterien auch bei einer etwaigen Absage offenlegen, punkten Sie in jedem Fall bei den jungen Talenten. 

Letzteren ist eine transparente Begründung umso wichtiger, damit die Bewerber:innen Kandidat:innen aus Ihrem Feedback lernen und sich entsprechend weiterentwickeln können. Niemand – und explizit nicht die Gen Z – bleibt gern im Ungewissen und möchte die einmal gemachten Fehler wiederholen.

Eine zügige Antwort ist eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten

Brechen Sie keine Entscheidung übers Knie, aber warten Sie auch nicht zu lang damit. Wie bereits erwähnt, erwarten die Vertreter:innen der Gen Z eine schnelle Antwort. Wenn möglich, geben Sie sie entsprechend zeitnah. Wenn nicht, kommunizieren Sie offen und ehrlich, dass Sie noch ein wenig Bedenkzeit benötigen und wann der- oder diejenige mit Ihrer Antwort rechnen kann. 

Ein weiterer Grund für eine zügige Antwort: Viele Bewerber:innen fahren mehrgleisig – sie bewerben sich auch noch bei weiteren Unternehmen. Wenn diese schneller antworten, verpassen Sie unter Umständen den richtigen Match. Je schneller Sie geeignete Kandidat:innen finden, desto weniger Verlust macht Ihr Unternehmen zudem aufgrund einer unbesetzten Stelle und desto weniger Mehrarbeit muss die bestehende Belegschaft auffangen und bewältigen. 

Phase 5: Einstellung und Onboarding

Sobald die Entscheidung getroffen ist, sollte der Onboarding-Prozess für die ausgewählten Bewerber:innen beginnen. Denn der Bewerbungsprozess endet nicht mit der Einstellung geeigneter neuer Mitarbeiter:innen. 

Ein strukturiertes digitales Onboarding ist elementar, um einen reibungslosen Einstieg zu ermöglichen, der die neuen Kolleg:innen mit der Unternehmenskultur vertraut macht und möglichst schnell zu gewünschten Ergebnissen führt. Ebenso wichtig wie die Vermittlung der richtigen Informationen ist dabei, die neuen Mitarbeiter:innen emo­tional ans Unter­nehmen zu binden und sie dabei zu unter­stützen, sich intern zu vernetzen.

Wie Mentor:innen das Onboarding zum Erfolg führen

Stellen Sie frisch eingestellten Mitarbeiter:innen persönliche Buddys bzw. Mentor:innen aus der jeweiligen Abteilung als direkte Ansprechpartner:innen bei Fragen, Kritik und Anregungen in den ersten Wochen nach Antritt des Arbeitsverhältnisses zur Seite. Diese können die ersten Einzelmeetings übernehmen, die täglichen Aufgaben näher erläutern und Schulungen und Tools für Abläufe durchführen.

Damit sich die neuen Kolleg:innen sich von vornherein wohlfühlen, ist es eine gute Idee, eine kleine Vorstellungsrunde mit allen Mitarbeiter:innen anzubieten. Denn initiale Teammeetings und Veranstaltungen fördern das Kennenlernen, den Austausch und die Integration. Zudem können Sie ein kleines Willkommenspaket bereithalten.

Nicht zuletzt gilt es, die eigenen Maßnahmen und deren Umsetzung regelmäßig zu überprüfen. Befragen Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen am besten persönlich in regelmäßigen Feedbackgesprächen. Gerade die Berufsanfänger:innen der Gen Z fordern entsprechende Rückmeldungen auch aktiv ein und erhalten diese am liebsten in regelmäßigen Abständen, um sich weiterzuentwickeln und unterlaufene Fehler nicht zu wiederholen. 

Fazit

Der Bewerbungsprozess hat sich in den letzten Jahren stark verändert und muss insbesondere für die Gen Z, die Generation der Digital Natives, angepasst werden. Ein Bewerbungsprozess, der die Besonderheiten dieser Generation berücksichtigt, zeichnet sich durch eine digitale, personalisierte, transparente und effiziente Vorgehensweise aus. Für Unternehmen ist es sicherlich hilfreich, entsprechende Bewerbermanagement-Software zu verwenden, um ihre Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. 

Nicht weniger entscheidend ist der wertschätzende Umgang mit der Individualität der Bewerber:innen. Anti-Diskriminierung und Diversität sind der Gen Z enorm wichtig, ebenso wie die Werte, die Sie als Unternehmen vertreten und nach außen kommunizieren. Diese Werte müssen sich im gesamten Bewerbungsprozess und auch in Ihrer internen Unternehmenskultur widerspiegeln. Sie müssen nach innen gelebt werden, wenn Sie die jungen Talente für sich gewinnen und langfristig halten möchten. Versprechen Sie also nur, was Sie auch wirklich halten können.

Indem Unternehmen die ausgeführten Aspekte und Besonderheiten der Gen Z in den einzelnen Phasen des Bewerbungsprozesses berücksichtigen und optimieren, können sie eine positive und ansprechende Erfahrung für die Bewerber:innen schaffen und die jungen Talente auch nachhaltig von sich überzeugen.