KI im Gen-Z-Recruiting: Wann und in welcher Form ist HR-Automatisierung sinnvoll?

Beim Kauf wollen sie das Produkt noch am selben Tag, sie wollen Filme direkt und live streamen und sie wollen die neuesten Nachrichten mit einem Live-Ticker verfolgen: Die Gen Z ist es gewohnt, dass ihre Bedürfnisse sofort erfüllt werden. Somit ist es nicht verwunderlich, dass auch Recruiting-Prozesse schnell, effizient und transparent ablaufen müssen, um die Young Talents für sich zu gewinnen.

Im Wettbewerb um junge Talente sind Recruiter:innen gefordert, die besten Kandidat:innen herauszufiltern, zugleich aber auch KPI-Vorgaben einzuhalten und zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens beizutragen. Die damit verbundene Informations- und Aufgabenflut ist enorm. Künstliche Intelligenz in Form von Recruiting- und HR-Automatisierung verspricht Hilfe und Entlastung. Im besten Fall eröffnet sie sogar einen Wettbewerbsvorteil. Wir erläutern, worauf zu achten ist.

Was ist HR-Automatisierung?

Die Automatisierung von HR und Recruiting bezeichnet die Auslagerung routinemäßiger, wiederkehrender Aufgaben und Arbeitsabläufe von Personalverantwortlichen an entsprechende Tools. Diese basieren auf KI-Technologien wie maschinellem Lernen, Predictive Analytics und Sprachverarbeitung, die manuelle Tätigkeiten mit Geschwindigkeit und Genauigkeit ausführen können, die deutlich über den menschlichen Fähigkeiten liegen. Übergeordnetes Ziel ist, durch automatisierte Aktionen und Prozesse die Produktivität zu steigern und die wichtigsten Recruiting-KPIs zu verbessern.

Welche Vorteile bietet HR-Automatisierung?

• Zeitersparnis bzw. mehr Zeit für individuelle Tätigkeiten. Durch die Automatisierung haben Personalverantwortliche mehr Zeit für strategische Maßnahmen wie die Bearbeitung von Talent Pools, das Networking oder den Check der eingegangenen Bewerbungen.
• Beschleunigung der Zeit bis zur Einstellung und Reduzierung der Kosten pro Einstellung. Automatisierung kann das Recruiting kompakter machen und sicherstellen, dass Prozesse und Workflows reibungslos funktionieren. Das zahlt auf die hohe Erwartungshaltung der Gen Z ein.
• Verbesserung der Candidate Experience. Verzögerte Reaktionen oder gar ausbleibende Antworten an Jobsuchende und Bewerber:innen bergen einiges Frustpotenzial - und die Gefahr, dass junge Menschen noch im Bewerbungsprozess abspringen. Automatisierung kann die Kommunikation beschleunigen und gewährleisten, dass Meilensteine eingehalten und Folgemaßnahmen nicht verpasst werden.
• Stärkung der Arbeitgebermarke. Eine effiziente und transparente Candidate Experience steigert die Wahrnehmung und Attraktivität als fairer Arbeitgeber. Gerade der Gen Z ist dies besonders wichtig. Die Automatisierung von Aufgaben, die zu Verzögerungen und mangelnder Kommunikation führen können, trägt direkt zu einer positiven Darstellung des eigenen Unternehmens bei.
• Verbesserte Qualität der Einstellungen. Mithilfe automatisierter Aktionen können Kandidat:innen mit hohem Potenzial frühzeitig identifiziert und in den Prozess integriert werden.

Wo und wie kommt HR-Automatisierung zum Einsatz?

Es folgen drei konkrete Anwendungsbeispiele, in welcher Form und mit welchem Effekt HR-Automatisierungstools routinemäßig und wiederkehrend anfallende Aufgaben und Arbeitsabläufe übernehmen können.

1. Onboarding

Das Onboarding ist für Personalabteilungen oft eine mühsame, regelmäßige Aufgabe. Von der Stellenausschreibung und dem Sammeln von Lebensläufen über Vorauswahlen und Vorstellungsgespräche bis zu den technischen und prozessualen Vorbereitungen (Pre-Boarding) stehen viele grundlegende Aufgaben an. Darüber hinaus ist die Überwachung, Analyse und Messung der Leistung zu gewährleisten, damit Verzerrungen und Ineffizienzen nicht Teil des Zyklus werden.

JobTeaser Tipp: Alle Aufgaben, die Prozesse und Workflows implizieren, können automatisiert werden. Nutzen Sie HR-Automatisierung bereits in der Recruiting-Phase, um die aussagekräftigsten KPIs genau zu verfolgen und den Match zwischen den Skills von Mitarbeiter:innen mit den Unternehmenszielen abzugleichen. Und um junge Talente und neue Kolleg:innen während des eigentlichen Pre- und Onboardings auch virtuell oder hybrid mit wenig Aufwand an Bord zu holen.

2. Zeiterfassung

Viele Unternehmen verwenden eine manuelle Zeiterfassung, bei der die Mitarbeiter:innen ihre Arbeitsstunden oft erst am Ende der Arbeitswoche eintragen. Diese Form ist fehleranfällig, da sich kaum jemand an alles erinnern kann, was während eines Arbeitstages anfiel. Zudem ist die Weiterbe- und -verarbeitung für die Personalabteilung aufwändig.

JobTeaser Tipp: Gen Z’ler:innen sind allesamt Digital Natives und somit gewöhnt, unzählige Tools und digitale Lösungen zu nutzen. Automatisierungslösungen bieten auch hier nützliche Funktionen von der mobilen Arbeitszeiterfassung über die detaillierte Auswertung des Zeitaufwands und der Zeiteinträge bis zur Projektzeiterfassung samt integriertem Rechnungssystem.

Für die Personalabteilung bedeutet dies weniger Aufwand bei der Zeitaufzeichnung, die automatische Kontrolle der Arbeitszeit und übersichtlichere Informationen zu Projektzeiten mit mehreren Beteiligten. Für die Gen Z ist es schlichtweg komfortabel und gelernt, diese digitalen Lösungen auch zu nutzen. Eine Win-Win-Situation.

3. Urlaubsanträge

Die Bearbeitung jedes Urlaubsantrags ist für Personalverantwortliche oft zeitaufwändig. In der Folge kommt es außerdem oft zu unliebsamen Verzögerungen bei der rechtzeitigen Beantwortung und Genehmigung.

JobTeaser Tipp: Intelligente Automatisierung hingegen kann sichere Genehmigungen in kürzester Zeit liefern und die Urlaubsdaten der Mitarbeiter:innen sofort aktualisieren. So kann die Personalabteilung alle Urlaubsanträge zügig und effizienter überwachen und genehmigen, so dass alle Beteiligten mit der Bequemlichkeit des Prozesses zufrieden sind. Die oftmals ungeduldigen Young Talents, die schnelle Prozesse beispielsweise bereits vom Online-Shopping gewöhnt sind, werden dies honorieren.

Fazit: Mit HR-Automatisierung bleiben Mitarbeiter:innen im Fokus

Personalabteilungen verbringen viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben wie dem Abrufen von Daten aus einem System und der Eingabe der Informationen in ein anderes. Werden die Prozesse optimiert, haben die Beteiligten mehr Zeit für die Suche nach geeigneten Kandidat:innen und die Bindung von Mitarbeiter:innen.

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