Recruiting-Prozesse optimieren: Die Candidate Journey verstehen und nutzen

Der War for Talents ist im vollem Gange, doch viele Unternehmen sind denkbar schlecht dafür gerüstet.Denn die Ansprüche haben sich geändert, und die jungen Talente der Generation Z sind mit althergebrachten Recruiting-Methoden kaum mehr zu erreichen. Wo früher die Arbeitgeber im Vordergrund standen, liegt jetzt der Fokus auf den Kandidat:innen. Um diese für das eigene Unternehmen zu gewinnen, gilt es, den gesamten Recruiting- und Bewerbungsprozess für Bewerber:innen – die Candidate Journey – zu optimieren. Wir von JobTeaser haben für Sie zusammengefasst, worauf es bei einer gelungene Candidate Journey ankommt.

Was ist die Candidate Journey?

Die Candidate Journey beschreibt den kompletten Recruiting- und Bewerbungsprozess aus Kandidat:innensicht und gemäß ihrer Anforderungen. Sie prägt wesentlich das individuelle Erleben des Prozesses und das positive Ergebnis im Sinne aller Beteiligten. Das Ziel: Die potenziellen neuen Mitarbeitenden fühlen sich zu jedem Zeitpunkt gut betreut und beraten. Um dies zu erreichen, müssen einige Fragen zunächst unternehmensintern besprochen und beantwortet werden: 

• Wer sind die potenziellen Bewerber:innen, die wir ansprechen möchten?
• Auf welchen Kanälen und mit welchen Technologien sind diese Personen zu erreichen?
• Welche Touchpoints bestehen zwischen dem Unternehmen und den Bewerbenden?

Sind die ersten beiden Fragen geklärt, beginnt mit der dritten Frage die Candidate Journey. Gegliedert in sechs Phasen, die sich an denen der Customer Journey beim Online-Shopping orientieren, bildet die Candidate Journey die “Reise” oder vielmehr den gesamten Prozess der Bewerber:innen von Jobrecherche bis zur Entscheidung des Unternehmens ab.

Welche Touchpoints bestehen zwischen den Unternehmen und neuen Talenten?

1. Recherche: Passt der Job?

In dieser Auftaktphase suchen Bewerbende erste Orientierung in dem Bereich oder der Branche, in der sie einen Job finden möchten. Sowohl auf Recruiting-Plattformen als auch durch Google-Suchen landen die Interessent:innen auf Ihrer Stellenanzeige – eventuell sogar schon in Ihrem Unternehmenskosmos. Bereits an diesem Punkt sollten Sie also versuchen, das größtmögliche Interesse der Suchenden zu wecken. 

Tipp: Machen Sie auf sich aufmerksam und stärken Sie das Employer Branding – auf mehreren Plattformen. Nutzen Sie sowohl Ihre Website als auch Ihre anderen Online-Präsenzen, um die relevanten Informationen präzise und vor allem interessant aufbereitet zur Verfügung zu stellen und einen authentischen Eindruck Ihres Unternehmens zu vermitteln.

2. Unternehmenswebsite: Passt das Unternehmen?

Auf der Suche nach dem passenden Jobangebot treffen Interessent:innen nicht nur auf Ihre Stellenanzeige, sondern checken auch die Online-Präsenz Ihres Unternehmens. Sei es die Website oder die Unternehmensseite in sozialen Netzwerken bzw. auf Karriereplattformen. Der unternehmenseigene Auftritt sollte in diesem Zusammenhang ähnlich informativ und ansprechend gestaltet sein sowie mit der Tonalität der Stellenanzeige in Einklang sein. 

Tipp: Sind Bewerbende erst einmal auf Sie gestoßen, gilt es, ihr Interesse weiter zu steigern. Sorgen Sie deshalb dafür, dass alle relevanten Informationen über das Unternehmen, die Stelle und die Bewerbung zur Verfügung stehen und auch die Möglichkeit besteht, offene Fragen zu stellen.

3. Bewerbung: Wo werden die Unterlagen eingereicht?

Sind Studierende oder frische Absolvent:innen von Ihren Stellenanzeigen und Ihrem Unternehmen überzeugt, folgt die nächste Phase der Candidate Journey: die Bewerbung. Diese liegt grundsätzlich eher im Spielfeld der Bewerber:innen. Sind aber alle Unterlagen beisammen, sollte für einen reibungslosen Ablauf des Recruiting-Prozesses der Generation Z eindeutig sein, wie und wo die Bewerbungsunterlagen für die Wunschstelle eingereicht werden sollen.

Tipp: Gestalten Sie die Kontaktformulare und die Möglichkeiten zum Einreichen der Bewerbung auf ihrer Webseite ansprechend und nutzerfreundlich. Usability ist hier der Schlüssel. Müssen die Bewerbenden erst verschiedene Hürden überwinden, sinkt das Interesse an Ihrem Unternehmen schlagartig, da nutzeroptimierte Webseiten für die Gen Z zum Standard gehören.

4. Eingangsbestätigung: Ist die Bewerbung angekommen?

Der Bewerbungseingang ist für viele Recruiter:innen schon das Ende des Bewerbungsprozesses, schließlich hat der Auftritt des Unternehmens überzeugt. Doch das ist ein Trugschluss. Denn nach dem Absenden der Bewerbung beginnt ein essenzieller Teil der Candidate Journey: Ist die Bewerbung erstmal abgeschickt, warten Kandidat:innen auf eine Bestätigung. Schließlich wollen sie wissen, dass die Unterlagen an der richtigen Stelle angekommen sind. Das Ausbleiben einer solchen Bestätigung kann ein negatives Gefühl und Unsicherheit hinterlassen. In der Folge neigen Kandidat:innen dann eher dazu, einen anderen Arbeitgeber zu wählen, von dem sie sich besser verstanden und bei dem sie sich besser aufgehoben fühlen. 

Tipp: Stellen Sie sicher, dass auf jede Bewerbung auch mit einer Eingangsbestätigung reagiert wird. Mit dieser Benachrichtigung können Sie zudem weitere Informationen über Ihr Unternehmen versenden. Gerne kann dies auch schon persönlich über ein Mitglied des HR-Teams erfolgen.

5. Bewerbungsstatus: Wann gibt es Rückmeldung?

Jede Person, die sich schon einmal auf einen Job beworben hat, kennt es: Die Bewerbung ist abgeschickt und vielleicht gab es auch eine Eingangsbestätigung. Nun folgen große Erwartungen. Doch dann: Funkstille und Ungewissheit. Deshalb sind Transparenz und Proaktivität in dieser Phase der Candidate Journey das A und O. Was ist der aktuelle Status der Bewerbung? Welche nächsten Schritte stehen an? Diese und weitere Fragen beschäftigen ihre Bewerbenden – und es ist Ihre Aufgabe, sie zu beantworten.

Tipp: Beantworten Sie mögliche Fragen bereits in der Eingangsbestätigung für die Bewerbung. Zudem ist es ratsam, darüber hinaus für Fragen zur Verfügung zu stehen. Bestimmen Sie am besten eine feste Ansprechperson, an die sich Bewerbende wenden können. Eventuell kann sogar eine Automatisierung des Prozesses hilfreich sein, über die Sie die Bewerbenden in regelmäßigen Abständen zu Updates der Bewerbung informieren können. 

6. Ergebniskommunikation: Ist die Kommunikation auf Augenhöhe?

Am Ende der Candidate Journey steht die Entscheidung, ob Unternehmen und Kandidat:in zusammenpassen. Entlang des gesamten Prozesses, doch gerade in dieser Phase sind die Handlungen des Unternehmens essentiell dafür verantwortlich, wie Bewerbende das Unternehmen langfristig im Gedächtnis behalten werde – ganz gleich, ob Einstellung oder Absage.

Tipp: Wie Ihre Entscheidung auch ausfällt, stellen Sie sicher, sie so zeitnah wie möglich mitzuteilen, freundlich mit den Bewerbenden umzugehen und verbindlich zu agieren. Denn jede noch so kurze Interaktion spiegelt die Einstellungen und Werte Ihres Unternehmens nach außen.

Fazit: Jeder Touchpoint ist relevant für die Candidate Journey

Ganz gleich, ob Sie eine Praktikumsstelle oder eine Managementposition zu vergeben haben: Jede der sechs Phasen der Candidate Journey bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, mit den Bewerbenden in Interaktion zu treten und einen bleibenden, positiven Eindruck als möglicher Arbeitgeber zu hinterlassen. Insbesondere vor dem Hintergrund des aktuellen Fachkräftemangels ist es für Unternehmen daher ratsam, ihre Candidate Journey zu optimieren und als einen wesentlichen Bestandteil in ihre Recruiting-Prozesse einzubinden. Dies mag etwas Veränderung und initialen Aufwand im Recruiting bedeuten – Sie stärken damit jedoch ihre Arbeitgebermarke. So kann unter anderem der positiv erlebte Recruiting-Prozess Bewerber:innen dazu ermutigen, sich trotz einer Absage bei Gelegenheit erneut bei Ihnen zu bewerben, da sie sich bei Ihnen als Arbeitgeber sicher und gut aufgehoben fühlen.