Onboarding des jeunes talents : le guide ultime

1. Recrutement : l’onboarding commence dès le premier entretien

1.1. Recrutement : quelles sont les attentes de la Gen Z ?

Les attentes des étudiant·e·s et jeunes diplômé·e·s face au processus de recrutement évoluent. Notre étude récente sur les freins au recrutement en partenariat avec Maki People a mis en évidence ce que cherchent les jeunes talents. Voici les traits saillants de leurs demandes :

Un fort besoin de transparence dans les offres d’emploi 

78% des candidats âgés de 18 à 25 ans s'attendent à ce que la description de poste explicite, ainsi que l'offre salariale et les autres avantages, leur soient communiqués. Il est également crucial pour eux de connaître chaque étape du processus de recrutement.  

En un mot, les 18-25 ans souhaitent savoir où ils mettent les pieds. Sur quoi exactement vont-ils travailler ? Avec qui ? Dans quelles conditions et avec quels avantages ? Dans un contexte économique tendu, ils veulent aussi directement savoir si la fourchette de salaire correspond à leurs prétentions. 

💡 Bon à savoir : notre étude a également mis en évidence que 70% les jeunes mettent fin au processus de recrutement s’ils manquent d’informations sur le poste ou qu’ils remarquent des incohérences entre la fiche de poste et ce que le RH ou le manager leurs annoncent de vive voix en entretien

À lire sur notre blog : Comment rédiger une offre attractive pour la Gen Z 

Un besoin impérieux de considération et de respect

Toujours selon notre étude, 83% des candidats qui ont vécu une mauvaise expérience de recrutement en ont parlé à leur entourage. 

Pour 62% des jeunes candidat·e·s qui ont vécu une mauvaise expérience de recrutement, leur image de l’entreprise s’est dégradée. Une opinion encore plus forte chez les étudiants en école de commerce (81%).

79% des candidats pensent que l’expérience de recrutement est révélatrice de la façon dont les entreprises traitent leurs salariés.

78% des candidats aimeraient recevoir un retour personnalisé de l’entreprise en cas de refus. 

Or, plus d’un quart des candidat·e·s la Gen Z a déjà été « ghosté » après avoir passé au moins un entretien.

Tout particulièrement chez les 18-25 ans, mais également chez les autres générations de talents, il est donc primordial pour garantir une bonne expérience candidat·e dans le processus de recrutement de : 

• garantir une certaine réactivité entre les étapes 
• maintenir une bonne communication 
• traiter de manière équitable et bienveillante chaque personne, qu’elle soit recrutée ou recalée. 

Rappelez-vous en effet toujours que la marque employeur de l’entreprise, c’est-à-dire à la fois les codes de fonctionnement, collaboration et l’histoire qui existent en interne, transparaissent en externe. Une entreprise qui a la réputation d’être intraitable et irrespectueuse avec ses talents les rendra aussi plus volatils. En effet, puisqu’ils savent qu’ils peuvent à tout moment se faire limoger comme d’autres l’ont été, ils iront voir ailleurs s’ils en ont l’occasion. D’où l’importance pour l’onboarding aussi, d’avoir un processus de recrutement propre.  

Rendez-vous sur notre guide pour des embauches adaptées à la Gen Z 

1.2. Entretiens d’embauche : quels tue-l’amour pour l’expérience candidat? 

Les jeunes interrogés dans notre étude ont mis en évidence les 10 pires tue l’amour lors de vos embauches de jeunes talents : 

• mentionner le « salaire selon profil ». La Gen Z comprend qu’elle sera rémunérée à la tête du client 
• proscrire arbitrairement le télétravail
• ne pas mentionner les missions du poste dans le détail
• utiliser du jargon qui noie le poisson : par exemple « Brand Hero » ou « Product Ninja ». 
• Forcer les candidat·e·s à venir aux bureaux pour les premiers entretiens de screening
• avoir un site carrière qui rame. Prendre longtemps pour répondre à la moindre question
• demander si la personne travaille bien « pendant des périodes stressantes » ou avec des « divas »
• exiger une lettre de motivation ou une vidéo biographique 
• faire semblant d’octroyer des avantages qui sont en fait des impératifs légaux (50% du pass navigo et des tickets restaurants) 
• ne plus répondre à quelqu'un pour lui dire qu’il n’est pas pris. 

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2. Pre-onboarding : comment débuter l’acculturation en entretien d’embauche ? 

Vous avez fait une offre d’emploi et votre jeune recrue l’a acceptée ? 

Bravo ! Maintenant, scoop : la plupart des recruteurs s’arrêtent là, alors que c’est le moment où il faut battre le fer tant qu’il est chaud.

Autrement dit : si vous réussissez le pré-boarding de votre recrue, vous allez augmenter de façon significative ses chances de bien vivre son onboarding. 

Alors, comment faire en sorte que toutes vos nouvelles recrues disent cela avant d’arriver chez vous, pour donner à chaque onboarding de bonnes chances de entreprise avec ce qu’ils recherchent.

• Fixez les Attentes Dès le Début : Communiquez ce que les nouvelles recrues peuvent attendre avant leur arrivée, afin de rendre l'intégration positive et adaptée à leurs besoins.
• Expliquez le Processus d'Intégration : Lors des entretiens, fournissez un aperçu du processus d'intégration et de la culture de réussite de l'entreprise.
• Décrivez la Culture de l'Entreprise : Partagez des informations sur la culture de l'entreprise, y compris les méthodes de collaboration, les rituels, les événements annuels et les pratiques managériales, permettant ainsi aux candidats d'évaluer leur adéquation.
• Racontez l'Histoire de l'Entreprise : Racontez l'histoire de la fondation de l'entreprise et son évolution, mettant en avant l'influence des employés dans la création des pratiques.
• Rencontrez l'Équipe : Donnez aux candidats l'occasion de rencontrer les membres de l'équipe, non seulement pour évaluer leurs compétences et attitudes, mais aussi pour les intégrer dans la culture de l'entreprise.
• Entretiens pour l'Adéquation Culturelle : Réalisez des entretiens pour évaluer l'adéquation culturelle avec des membres d'équipes différentes, même ceux qui ne sont pas directement impliqués dans le recrutement, pour fournir des perspectives diverses sur l'ambiance de l'entreprise.
• Expliquez les Étapes d'Intégration : Présentez les différentes étapes et activités prévues pour faciliter l'intégration et l'adaptation de la nouvelle recrue à l'entreprise.
• Répondez aux Questions : Encouragez les candidats à poser des questions sur la culture de l'entreprise, l'équipe, le processus d'intégration, etc., et fournissez des réponses détaillées pour les aider à comprendre ce à quoi ils peuvent s'attendre.
• Offrez de la visibilité : Lors des derniers entretiens, donnez un aperçu de ce qui sera attendu au cours des premiers mois, ainsi que de ce que l'entreprise s'engage à apporter au nouveau talent en retour.

L’intégration d’un talent dans une entreprise commence dès les entretiens d’embauche. Évidemment pas pendant le premier. Plus le processus de recrutement avance, plus vous pouvez donner des informations précises, qui participent à l’onboarding de la personne recrutée.

2.1. A-t-on vraiment besoin d’un pré-boarding ou l’onboarding suffit-il ?

Par manque de temps ou de moyens humains, on peut avoir tendance à zapper le pré-boarding. Erreur ! 

Entre un “oui” de la part d’un jeune talent et le premier jour, il peut se passer plusieurs jours, semaines ou même mois. Période pendant laquelle le·la jeune diplômé·e peut rester à l’écoute du marché.

Imaginez qu’il ou elle ait postulé dans plusieurs entreprises et que vous ne soyez pas son premier choix. Et qu’après avoir reçu une promesse d’embauche et signé son contrat, la structure de ses rêves fasse à son tour une offre, qui plus est, plus alléchante en termes de salaire ou d’avantages divers. Nul besoin de dire que vous perdez ce talent dans l’instant.

• Dans le meilleur des cas, il ou elle vous informe qu’il·elle ne prendra finalement pas le poste. Vous avez un peu de temps pour vous retourner et embaucher quelqu'un d’autre avant la date supposée de début.
• Dans le pire des cas, la personne ne se présente simplement pas le jour J. On appelle cela le « ghosting » et c’est plus courant qu’on ne le pense ! Selon une étude Indeed USA datée de 2019, 22% des candidat·e·s accepteraient une offre sans se présenter le jour J. La même étude précise que 65% des RH interrogés ont déjà été ghostés lors d’un processus de recrutement. Selon Robert Half, 28 % des travailleurs disent avoir accepté une offre d'emploi, pour ensuite faire marche arrière avant la date d'entrée en fonction.
• Selon une étude LinkedIn, 4% des candidats qui se présentent le jour J ne reviennent plus ensuite.

Donc, si vous ne souhaitez pas voir votre talent disparaître soudainement, voire sans prévenir, le pré-boarding est votre allié. 

2.2. Les étapes clés d’un pré-boarding efficace

Voici quelques conseils simples qui augmenteront le sentiment d’appartenance de la pépite recrutée afin qu’elle soit enthousiaste et se présente bien le jour J :

Pré-boarding : vérifier les aspects légaux 

Votre recrue est-elle apte à venir travailler chez vous ? Assurez-vous d’avoir ces informations rapidement !

• Vérifiez, si c’est un pré-requis et si elle est apte à travailler dans le pays où vous la recrutez 
• Remettez le contrat de travail et faites signer les parties
• Créez une adresse électronique et partagez les identifiants
• Recueillez les formulaires fiscaux et les données bancaires
• Veillez à ce que l’employé·e signe la politique de confidentialité, etc.

Pré-boarding : clarifier les informations 

• Soyez très réactif·ve pour répondre aux questions de la personne, par mail ou téléphone et répondre avec honnêteté et dans le détail. D’ailleurs, donner à chaque personne pré-recrutée un buddy, c'est-à-dire un·e collaborateur·rice qui sera son parrain ou à sa marraine qui répondra à ses interrogations lui donne un sentiment de personnalisation. Cela peut décharger du temps au manager ou au RH et créer des liens avant l’arrivée ! 
• Envoyez une description de poste complète : vous serez ainsi alignés sur ce qui est attendu.
• Prévoyez un appel avec le manager direct, quelques semaines avant le début du contrat.
• Envoyez une vidéo sur l’arrivée dans l’entreprise pour que la personne se projette. Cela peut être une vidéo où les fondateurs s’expriment ou alors des collègues.
• Proposez-lui une vidéo de visite virtuelle des bureaux.
• Mettez à disposition, si nécessaire, des modules pertinents de formation en ligne.

Pré-boarding : créer la relation

L’enjeu ? Faire en sorte que la jeune recrue fasse déjà partie de son équipe avant même son onboarding.

• Désignez un parrain ou une marraine qu’il ou elle pourra contacter souvent 
• Invitez la jeune recrue à des événements avant son arrivée. Vous avez un séminaire d’entreprise deux semaines avant le jour J ? Un pot entre collègues ? Un dej d’équipe ? Proposez à la personne de passer une tête. Elle rencontrera ses collègues dans des conditions optimales : détendues et joyeuses. 
• Prenez le temps de faire des retours positifs sur le processus de recrutement et d’exprimer votre enthousiasme à ce que la personne rejoigne l’équipe. Cela participe à créer un lien émotionnel fort. Cela peut être fait par le manager ou le RH. Nous avons détaillé les 5 feedbacks que vous pouvez faire à n’importe quel talent embauché dans notre guide RH sur comment recruter la Gen Z.

Pré-boarding : partager les codes culturels 

La personne connaît-elle les codes explicites et tacites de l’entreprise ?

• Partagez un kit de survie des usages : écrit-on des mails en interne ou est-on plutôt sur la messagerie instantanée ? Les rapports avec la hiérarchie sont-ils formels ou peut-on déjeuner avec ses big boss ? Comment fait-on un feedback ? Peut-on interrompre quelqu’un qui travaille ou faut-il passer par écrit ? Doit-on documenter ce qu’on fait ? etc.
• Partagez des informations aussi triviales que les horaires habituels ou le code vestimentaire, sur lesquels les jeunes recrues ont souvent des doutes. 

Vous avez maintenant en tête les étapes clés du pré-boarding. Passons maintenant à l’onboarding lui-même.

3. Onboarding - Bienvenue à Bord, le guide ultime

3.1. Arrivée et intégration des jeunes talents, mode d’emploi 

Votre jeune recrue arrive aujourd’hui : quelles sont les étapes indispensables pour bien l’accueillir au sein de l’équipe et de l’entreprise ? JobTeaser vous détaille tout.

Les protagonistes : l’onboarding, un travail d’équipe 

Bien intégrer un·e salarié·e ne se fait pas seul·e. 4 parties prenantes sont toujours nécessaires. Mais elles ne sont pas toujours mobilisées. Suivez nos conseils et faites appel à tous ces acteurs pour garantir une intégration au poil pour vos jeunes talents. 

• La jeune recrue
  Forcément, c’est l’héroïne de son onboarding. La personne qui doit être le centre d’attention des RH, de son manager et de ses futurs collègues. 
• Le·la RH
  Le département des ressources humaines, qu'on peut également appeler le département des richesses humaines, doit avant tout tenir ses engagements en offrant un soutien continu, une écoute attentive et en jouant un rôle de médiateur entre le nouvel employé, le manager et l'équipe. 
• Le·la manager
  Souvent débordé·e, le ou la boss est pourtant un élément clé lors de l’onboarding. Selon notre étude récente sur les freins au recrutement en partenariat avec Maki People, à mission et rémunération identique, 52% des 18-25 ans choisiraient l’entreprise où ils ont eu un très bon contact avec leurs futurs managers. Cela montre à quel point le rôle du manager est crucial pour qu’un talent se sente bien dans son poste. 
• Le·la buddy

Beaucoup plus pratiqué dans les entreprises de grande taille, le parrainage de nouveaux talents a bien des avantages. Il crée du liant avec les équipes et décharge les RH et le manager de nombreuses questions. La personne qui arrive dans l’entreprise se sent plus entourée, considérée, sereine. Pour le parrain ou la marraine, ce rôle est également valorisant. Il renforce d’ailleurs son sentiment d’appartenance et sa fierté de travailler dans l’entreprise.

Quelles sont les tâches les plus importantes pour chaque partie lors de l'accueil d'un nouveau membre et comment les aider à s'intégrer ? 

La Recrue

✨ Le jour J : donner confiance et motiver

• Découvrir son ordinateur et les outils utilisés par l’entreprise (messagerie instantanée, mails, logiciels…)
• Participer à une session d’onboarding seul·e ou avec d’autres recrues pour approfondir la mission, l’historique, les objectifs de l’entreprise 
• Rencontrer le manager, les équipes et découvrir les bureaux

✨ Pendant la première semaine : guider et acculturer 

• Lire les documents partagés par les RH, la manager et le marketing 
• Rencontrer ses collègues 
• Se former en ligne, si nécessaire 
• Prendre en main ses premières missions

✨ Pendant le premier mois : former et accompagner

• Être proactif·ve pour monter en compétences
• Faire preuve d’ouverture pour s’intégrer socialement dans l’entreprise

✨ Pendant le premier semestre : atteindre la vitesse de croisière

• Prendre de plus en plus de responsabilités 
• Se donner les moyens d’atteindre ses objectifs 
• Maîtriser les process de l’entreprise 

Le HR
✨ Le jour J : donner confiance et motiver

• Vérifier que l’ordinateur et le matériel informatique sont à disposition et configurés
• Coordonner l’arrivée avec la DSI pour que la personne ait ses accès 
• Présenter à la recrue la stratégie et les objectifs de l‘entreprise à moyen terme
• Prévoir un point administratif pour s’assurer d’avoir tous les documents légaux

✨ Pendant la première semaine : guider et acculturer 

• Expliquer la politique RH 
• Proposer d’être à l’écoute sur les questions administratives

✨ Pendant le premier mois : former et accompagner

• Accompagner et évaluer la montée en compétences 
• Proposer à la recrue de participer aux évènements internes (sport entre collègues, afterworks, etc.) 

✨ Pendant le premier semestre : atteindre la vitesse de croisière

• S’assurer que la personne n’a plus de question sur la paie, la mutuelle/assurance de l’entreprise, les différents avantages et leur fonctionnement
• Organiser l’entretien de fin de période d’essai ou créer les documents pour la renouveler en expliquant pourquoi 
• Proposer de remplir un rapport d’étonnement, pour récolter des retours sur l’onboarding

Le Manager

✨ Le jour J : donner confiance et motiver

• Dédier une demi-journée à l’arrivée de la personne 
• Partager la passation s’il en existe une ou les documents utiles créés pour la personne
• Faire rencontrer les collègues et le buddy
• Organiser un déjeuner d’équipe 
• S’aligner sur les missions principales de la personne recrutée 

✨ Pendant la première semaine : guider et acculturer 

• Expliquer les process de l’équipe 
• Briefer la recrue sur l’entreprise & sur son poste 
• Former
• Fixer des objectifs et assigner des tâches pour motiver
• Faire un feedback constructif 
• Proposer d’être à l’écoute pour toute question vis-à-vis du poste et de l’équipe

✨ Pendant le premier mois : former et accompagner

• Co-définir les objectifs à court et moyen terme
• Continuer les points réguliers, en les espaçant de plus en plus 
• Déléguer progressivement 

✨ Pendant le premier semestre : atteindre la vitesse de croisière

• Donner de plus en plus de responsabilités
• Féliciter, faire (aussi) des feedbacks positifs Faire des retours constructifs avec des axes d’amélioration concrets  
• Valider les premiers objectifs 
• Continuer les points réguliers (1 fois par semaine)
• Célébrer la fin de la période d’essai ou fixer les KPI qui acteront le recrutement ou le licenciement 

Le Buddy

✨ Le jour J : donner confiance et motiver

• Orchestrer un café de bienvenue à l’arrivée et répondre aux premières questions
• Faire visiter les lieux

✨ Pendant la première semaine : guider et acculturer 

• Rester à disposition de la recrue pour répondre à ses questions 
• Lui faire découvrir la vie de la boîte de manière informelle

✨ Pendant le premier mois : former et accompagner

• Aider à créer des liens dans l’entreprise en proposant des introductions, cafés informels

✨ Pendant le premier semestre : atteindre la vitesse de croisière

• Rester disponible pour la recrue en espaçant les rencontres.

Une formation cadencée : le secret de la montée en compétences 

Une montée en compétences graduelle lors de l'onboarding est considérée comme bénéfique, pour plusieurs raisons :

• L’apprentissage est progressif : les employé·e·s acquièrent des compétences de manière progressive. Ils ou elles s'adaptent graduellement à leur nouveau rôle et à l'environnement de travail. Cela évite une surcharge d'informations et favorise un apprentissage plus efficace.
• Cela renforce les connaissances. Alors qu’elles assimilent des infos au fur et à mesure, les recrues sont mieux préparées pour recevoir des informations plus avancées. Elles renforcent leurs compétences progressivement, après avoir consolidé les précédentes.  
• Cela réduit le stress. Un onboarding qui surcharge les jeunes diplômé·e·s avec trop d'informations et de responsabilités peut être source de stress. En procédant de manière graduelle, vous réduisez la pression sur les nouveaux et leur permettez de se familiariser avec leur rôle et leurs tâches à leur propre rythme.
• Cela augmente l’engagement. Laissez du temps aux personnes pour se former. Vous leur montrerez que vous vous souciez de leur développement professionnel. Elles se sentent soutenues et encouragées dans leur progression.
• Cela évite des erreurs. Quand on apprend lentement et graduellement, on consolide mieux les connaissances et on a le temps de pratiquer. En laissant le temps au temps, vous réduisez le risque d'erreurs coûteuses. Une approche graduelle permet aux employé·e·s de s'adapter et de maîtriser les compétences nécessaires avant de passer à des tâches plus complexes. C’est particulièrement vrai pour les gestes métiers, qui ont besoin d’être pratiqués avant d’être maîtrisés.

En résumé, une montée en compétences graduelle lors de l'onboarding favorise un apprentissage plus efficace, réduit le stress, renforce l'engagement et minimise les erreurs. Les nouvelles recrues s'intègrent plus facilement et sont opérationnelles rapidement. Paradoxal ? Non, prouvé et éprouvé !

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3.2. Onboarding et montée en compétences : comment accompagner efficacement les jeunes talents ? 

L’enjeu de l’onboarding est de former la personne qui prend un poste à l’occuper au mieux. Comment créer les conditions d’un bon apprentissage ? Comment maximiser la montée en compétences ? 

Proactivité : créer des ressources internes (documentation, cours…)

Pour réussir l’onboarding d’un nouveau collègue, voici quelques ressources et documentations utiles à créer :

• Un guide d'intégration. Il a pour but d’aider la recrue à naviguer la culture de l’entreprise. Le guide inclut des informations sur la mission et la culture de  l'entreprise, les politiques internes, les procédures de travail, les outils utilisés, etc.
• Une FAQ RH. Certaines questions légales et administratives reviennent tout le temps lors des onboardings. Alors, autant les documenter pour faire gagner du temps à l’équipe et rendre la recrue autonome. 
• Un organigramme et l’annuaire qui va avec. Un schéma hiérarchique de l'entreprise avec les noms et les rôles des différents membres de l'équipe. Un annuaire avec les coordonnées des collègues clés peut également être inclus pour faciliter les premiers contacts.
• La passation sur le poste. Un document qui détaille les missions du poste, les projets en cours, les personnes-ressources et leur contact, l’étendue des responsabilités, ainsi que les ressources disponibles pour prendre en main l’opérationnel (guides sur des outils, formations, vidéos explicatives…). 
• Un plan de formation. Il détaille les compétences et les connaissances spécifiques que la personne doit acquérir. Il peut comprendre des sessions de formation en interne, des webinaires, des tutoriels, des cours en ligne ou d'autres ressources pédagogiques.
• Un manuel des processus. Ce document qui a l’air barbare mais est très utile décrit les processus clés de l'entreprise, les étapes à suivre pour accomplir certaines tâches courantes, les normes de qualité, etc. Cela peut aider le nouvel employé à comprendre les attentes et à effectuer ses tâches de manière efficace.

Accompagnement : faire des feedbacks constructifs 

Rien ne vaut l’accompagnement humain, pour faire monter quelqu'un en compétences et garantir un bon onboarding.

Fournir des feedbacks constructifs dès l'onboarding est essentiel pour aider un·e salarié·e à s’intégrer, s'adapter rapidement et à améliorer ses performances. Voici quelques conseils pour offrir des feedbacks constructifs dès le début :

• Faites un état des lieux : ce que la personne peut apporter, ce dans quoi elle veut s’améliorer. Établissez une feuille de route par rapport à cela.
• Créez un cadre positif. Mettez l'accent sur les aspects positifs et encouragez le salarié à exprimer ses idées et ses questions. Montrez votre soutien et votre disponibilité pour l'aider à progresser.
• Donnez des retours spécifiques. Soyez précis dans vos feedbacks en identifiant les comportements ou les actions observés. Évitez les généralités et privilégiez des exemples concrets. Par exemple, au lieu de dire « vous devez améliorer votre communication », vous pouvez dire « lors de la réunion d'hier, vous avez eu du mal à exprimer clairement vos idées, peut-être pouvez-vous travailler sur votre articulation et votre structuration des informations ».
• Équilibrez les commentaires positifs et les domaines d'amélioration. Mettez l'accent sur les forces et les accomplissements de la recrue tout en identifiant également les domaines où elle peut s'améliorer. 
• Proposez des solutions et des ressources : offrez des solutions concrètes et des ressources pour aider la personne à s'améliorer. Par exemple, suggérez des formations, des mentors ou des documents de référence pertinents.
• Encouragez l'auto-évaluation : impliquez le·la salarié·e dans le processus d'évaluation en l'encourageant à s'auto-évaluer. Demandez-lui de réfléchir à ses propres forces, faiblesses et opportunités d'amélioration. Cela favorise la responsabilisation et l'engagement dans le processus d'apprentissage.
• Offrez un suivi régulier. Planifiez des réunions régulières pour discuter des progrès réalisés, des défis rencontrés et des actions à entreprendre. Assurez-vous d'écouter activement et de répondre aux préoccupations de la personne. Ces réunions permettent également de renforcer la relation de confiance et de soutien mutuel.

N'oubliez pas que l'objectif des feedbacks constructifs pendant la période d’onboarding est d'aider la personne à s'améliorer, à se sentir soutenue et à renforcer sa confiance en elle. En établissant une culture de rétroaction constructive dès l'onboarding, vous favorisez le développement professionnel et l'engagement du·de la salarié·e à long terme.

3.3. Onboarding : comment évaluer le succès d’un recrutement ?

Onboarding d’un talent : les clés pour savoir si une nouvelle recrue s’est acculturée

Lors de l'onboarding, il faut déterminer si la nouvelle recrue s'est acculturée. Voici quelques clés à prendre en compte :

• Le talent connaît la culture d'entreprise. Cela inclut la connaissance des valeurs, des objectifs, des normes, des rituels et des comportements attendus. La personne devrait savoir expliquer comment la culture de l'entreprise se manifeste dans son travail quotidien.
• La nouvelle recrue s'engage activement dans les activités d'équipe, participe aux réunions, contribue aux discussions et partage ses idées. Elle doit travailler de manière collaborative avec ses collègues et s'intégrer harmonieusement dans l'équipe.
• Le·la salarié·e respecte les valeurs de l'entreprise. Cela peut inclure des actions telles que l'intégrité, le respect, la responsabilité et l'engagement envers la qualité du travail. Leur comportement devrait être cohérent avec les attentes culturelles de l'entreprise.
• La personne s’est adaptée aux processus. Cela comprend l'utilisation des outils internes, le respect des procédures établies et l'efficacité dans l'exécution des tâches.
• Elle est autonome et prend des initiatives. Votre jeune talent doit être proactif, chercher à résoudre les problèmes de manière indépendante et prendre des décisions appropriées en fonction de la culture de l'entreprise.
• Le·la jeune diplômé·e reçoit bien les feedbacks et apprend au quotidien. Il ou elle démontre une volonté d'apprendre et de se développer, en cherchant activement des opportunités de formation ou de développement professionnel.
• Résultats et performances : la recrue répond aux attentes du poste. Si elle parvient à atteindre ou à dépasser les objectifs, cela peut être un indicateur de son acculturation réussie.

Il est important de noter que l'acculturation d'un·e nouvel·le employé·e est un processus continu et chronophage. Il est recommandé d'engager régulièrement des conversations avec la nouvelle recrue, de fournir des feedbacks constructifs et de l'accompagner tout au long de son onboarding, pour s'assurer qu'elle se développe et s'adapte à la culture de l'entreprise de manière positive.

Onboarding global : quels KPI pour analyser l’efficacité ? 

Lors de l'évaluation de l'efficacité d'un onboarding global, voici quelques indicateurs clés de performance (KPI) que vous pouvez prendre en compte :

• Le taux de rétention : mesurez le pourcentage de nouveaux employés qui restent dans l'entreprise après une période donnée, par exemple après 3, 6 ou 12 mois. Un taux de rétention élevé indique que l'onboarding a permis de retenir les talents et de favoriser leur engagement.
• Le délai de productivité. Évaluez le temps qu'il faut à une personne pour devenir pleinement productive dans son rôle. Un onboarding efficace devrait réduire ce délai et permettre d'atteindre rapidement un niveau de performance optimal.
• La satisfaction des employé·e·s. Mesurez la satisfaction des nouveaux employés vis-à-vis de leur processus d'onboarding. Cela peut être évalué à travers des enquêtes, des entretiens individuels ou des évaluations formelles. Une satisfaction élevée indique que l'onboarding répond aux attentes et facilite l’intégration.
• L’engagement des employés. Suivez l'engagement des nouveaux employés au cours de leur première année dans l'entreprise. Cela peut être mesuré à travers des indicateurs tels que la participation aux activités d'équipe, l'implication dans des projets ou l'initiative dans l'apprentissage continu. Un niveau élevé d'engagement indique que l'onboarding a favorisé la connexion et l'implication des talents.
• La performance des jeunes recrues. Évaluez la performance après leur intégration en comparant leurs résultats aux objectifs fixés. On peut mesurer cela à travers des indicateurs quantitatifs (par exemple, les ventes réalisées, les projets terminés) ou des évaluations qualitatives de la qualité du travail. Une performance solide indique que l'onboarding a permis aux employé·e·s de développer rapidement les compétences nécessaires pour réussir dans leur rôle.
• Coût de l'embauche. Évaluez les coûts associés à l'embauche d'un profil, y compris les dépenses liées à l'onboarding (formation, ressources, etc.). Une réduction des coûts ou une optimisation de l'utilisation des ressources peut indiquer une efficacité accrue de l'onboarding.

Il est important d'adapter ces KPI en fonction des objectifs spécifiques de votre organisation et des résultats attendus de l'onboarding. En surveillant et en analysant ces indicateurs, vous pouvez identifier les forces et les faiblesses du processus d'onboarding global et apporter les ajustements nécessaires pour améliorer son efficacité.

4. Off-boarding : comment gérer lorsqu’un recrutement n’a pas fonctionné ?

Bien que vous suiviez le guide d'onboarding à la lettre, tous les recrutements ne seront pas toujours couronnés de succès. Cela peut être dû à diverses raisons telles que des compétences surestimées, une inadéquation culturelle, des difficultés relationnelles, ou encore des attentes non satisfaites. Il peut y avoir mille raisons pour mettre fin à une période d'essai, que ce soit de votre initiative ou du candidat. Dans ces cas, l'onboarding devient un offboarding.

Celui-ci comprend également de nombreuses tâches. 

• Pour ne pas miner le moral des équipes, il faut communiquer judicieusement. 
• Pour donner toutes ses chances au candidat de rebondir, c’est généreux de lui faire des feedbacks honnêtes et de le conseiller pour s’améliorer. 
• Pour retrouver rapidement quelqu’un, vous pouvez vous mettre en recherche rapidement et utiliser certains accélérateurs de processus de recrutement, tels la cooptation.

Voici quelques conseils pour qu’un onboarding qui n’a pas abouti soit tout de même constructif pour l’entreprise, l’équipe et le talent :

4.1. Onboarding raté : analyser les causes du dysfonctionnement

Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Est-ce plutôt du côté de l’entreprise ou doit-on imputer ce recrutement raté aux attentes du jeune de la Gen Z qui n’a pas su les communiquer ou connaître ses besoins ?

Bien sûr, recruter quelqu’un d’autre va être chronophage et coûteux. Or, l’équipe évitera de commettre les mêmes erreurs si elle met le doigt sur ce qui n’a pas fonctionné. C’est donc très important de prendre le temps de ce recul.

Radiographie des éléments possibles et de la meilleure façon d’analyser les causes de l’échec. 

Du côté du choix fait par le recruteur et le manager 

Si la rupture de la période d’essai est à l’initiative de l’entreprise, elle concerne sûrement un ou plusieurs de ces points : 

• Les compétences de la recrue ont été surévaluées / mal testées et ne sont pas au niveau du poste 
• La personne manque d’autonomie et de prise d’initiative 
• Les soft skills ne correspondent pas au poste ou à la culture d’entreprise 
• Le fit humain ne s’est pas fait 

Tous ces éléments auraient dû être mis en évidence pendant le processus de recrutement. Posez-vous la question : 

• Le recruteur ou le manager ont-ils eu des biais de recrutement ? Par exemple :
  • des stéréotypes (une croyance simplifiée attribuée à un groupe en fonction de certaines caractéristiques) 
  • le biais de primauté (la première impression influence durablement le jugement)
  • l’effet de halo (un élément particulier influence la perception globale de la personne dans plusieurs domaines)
  • l’effet de similitude (préférence pour des candidats qui nous ressemblent). 

Lisez nos conseils pour contourner ces biais dans notre guide sur le recrutement

• Y a-t-il eu un cas pratique, et si oui, a-t-il été analysé trop légèrement ? Était-il trop simple ? A-t-il été fait sur place ou la personne a-t-elle pu tricher ? 
• Y a-t-il eu des prises de recommandations ? Si oui, les personnes contactées ont-elles été choisies par le·la candidat·e ? Le manager et le recruteur ont-ils mis de côté des éléments suspects ?
• La personne a-t-elle passé un entretien de culture fit ? Et qu’on dit les collègues sur la personne ? Les avis étaient-ils unanimes ou a-t-on mis sous le tapis les réserves de quelqu’un ? 
• Le processus de recrutement a-t-il été décousu et tortueux ? A-t-on pu oublier les retours sur le·la candidat·e en cours de route ?
• Pendant l’onboarding, le manager a-t-il pris le temps de se connecter à la recrue ? De fixer des objectifs SMART et de donner les moyens de les atteindre (conseils, feedback régulier, formation en ligne, guide de passation…) ?

Voir les KPI pour suivre l’efficacité de vos recrutements sur notre blog

En fonction de l’analyse de ces éléments, l’entreprise peut mettre à jour son processus de recrutement ou d’onboarding.

• Adopter les entretiens structurés, qui minimisent et contournent les biais de recrutement. 
• Modifier le cas pratique et effectuer une analyse suffisante. 
• Solliciter des recommandations choisies par l’entreprise. 
• Écouter l’avis des collègues qui ont vu la personne en culture fit. 
• Créer un parcours d’onboarding ambitieux et enveloppant avec le manager et demander à chaque responsable qu’il ou elle s’y tienne. Établir des contrôles via les RH pour qu’aucun manager ne laisse une recrue en roue libre.

⚠️ En ce qui concerne les profils de la génération Z, soit des personnes entre 18 et 25 ans, elles prennent leurs premiers postes (stage, alternance ou premier emploi). Elles ne peuvent donc pas avoir l’expérience et le savoir être de personnes beaucoup plus seniors. 

Vous pouvez donc interroger le gap entre l’expérience et le savoir-être perçus en entretien et les besoins du poste. S’il n’est pas trop grand, décidez de garder la personne. Puis, créez un plan de formation pour la mettre au niveau. Car parfois, former un profil qui a encore beaucoup à apprendre pendant son onboarding ou sa première année est moins chronophage et coûteux que de retrouver un talent qui corresponde mieux.

Du point de vue de la jeune recrue

Est-ce le junior qui a rompu sa période d’essai ? Là encore, recueillir son feedback est très important, pour éviter que la recrue suivante ne démissionne rapidement elle aussi.

• Est-ce un problème managérial ? Humain ?
• La mission ou vision de l’entreprise n’ont-elles pas convaincu ? 
• Les valeurs de l’entreprise ne sont-elles pas raccord avec celles de la personne ?
• L’expérience employé laisse-t-elle à désirer ? Ou la QVT ?
• La culture de l’entreprise a-t-elle surpris négativement la recrue ?
• A-t-elle eu une offre plus intéressante au niveau salaire ou avantages en nature ou dans un secteur qui l’inspire plus ?

Nous avons déjà mentionné l’importance des KPI pour suivre l’efficacité de vos recrutements. Pour chaque recrue, assurez-vous de lui faire remplir un questionnaire pendant son onboarding, a fortiori si elle part. 

💡 Bon à savoir : les retours d’une personne qui claque la porte peuvent certes être émotionnels, mais il sont souvent plus honnêtes que ceux de quelqu’un qui reste, car moins policés.

4.2. Annoncer le licenciement sans nuire à sa marque employeur

Vous avez pris votre décision : la jeune recrue n’est pas adaptée au poste, elle doit partir. Comment faire cette annonce sans heurts ? Comment éviter de saper la confiance professionnelle de la jeune personne durablement ? Comment préserver votre marque employeur ?

• Privilégiez l’humain. Proposez un rendez-vous à la recrue dans une salle fermée (évitez les open space et les salles vitrées, cela serait gênant). Faites preuve d’empathie et choisissez vos mots avec tact. Pas besoin d’être une armée : le manager ou le RH suffisent amplement, une personne en face d’une autre.

« Benjamin, je te propose cette réunion car nous trouvons, après plusieurs mois à travailler avec toi, que tes compétences ne te permettent pas d’assumer le poste pour lequel tu as été recruté. Malgré tes autres qualités, notamment humaines, nous allons donc devoir mettre fin à ta période d’essai. Cela dit, j’aimerais t’offrir un temps pour te faire des retours constructifs. Le fait que ce poste s’arrête aujourd’hui ne veut pas dire que tu n’as aucunes qualités professionnelles ou que tu ne trouveras pas un emploi dans lequel tu sois à l’aise. Tu pourras aussi me faire des feedbacks, si tu le souhaites ». 

💡 Fait important : la manière dont vous le dites compte autant, voire plus, que ce que vous dites. Veillez donc à avoir une gestuelle ouverte : 

• pas de bras croisés, de sourcils froncés, de tête d’enterrement, de lèvres pincées ou de ton péremptoire ou agressif. L’exercice n’est pas facile pour vous, mais il l’est encore moins pour le junior que vous allez virer 
• gardez le visage ouvert : neutre ou légèrement souriant selon les moments, tourné vers l’autre
• penchez-vous vers la personne, montrez vos mains (parlez avec si nécessaire)
• ayez un ton bienveillant et une diction claire
• utilisez le regard : s’il est fuyant ou si vous regardez la table, ce que vous direz ne sonnera pas juste.
• Revenez de manière factuelle, sans jugement, sur les raisons qui ont conduit à rompre la période d’essai. 
  
  « Nous pensions que tu avais un niveau d’anglais et de Ruby vraiment supérieurs. Aujourd’hui, cela freine ton travail dans l’équipe et met en péril ses projets. La marche est trop haute pour ce poste pour te former rapidement. Je suis navrée qu’on ne l’ai pas vu pendant les entretiens, mais il faut se rendre à l’évidence ».
• Adoptez une posture d’entraide. Au mieux, vous pouvez proposer de recommander la personne pour un poste plus adapté pour elle. Au pire, vous ne pouvez pas le faire parce que ses compétences ou son savoir-être sont à travailler, mais vous pouvez apporter des conseils. 
  - Mettez le doigt sur ce que la personne doit apprendre
  - Suggérez une formation ou des ressources
  - Citez un ou deux KPI pour qu’elle sache quand elle sera prête…
• Rappelez les qualités pour lesquelles vous avez voulu recruter la personne. Pour un·e junior, cela peut être traumatisant de se faire licencier de son premier poste. Donnez-lui donc confiance en certaines de ses qualités / compétences, après avoir été factuel·le sur ce qui a coincé. 

« Je voulais aussi te dire que même s’il faut que tu montes en compétences sur les points que je viens de détailler, tu as déjà de très belles qualités professionnelles. Nous avons aimé travailler avec toi pour ton esprit orienté solutions, ta bonne humeur, ta force d’organisation et ton esprit d’équipe. Continue à cultiver cela, car tu en auras besoin tout au long de ta carrière. Ce sont des qualités précieuses et je ne doute pas que ta future équipe saura les apprécier comme cela a été remarqué chez nous ».

• Remerciez pour le temps passé ensemble, les efforts déployés. 
• Dédramatisez en expliquant que ce n’est pas forcément votre dernière collaboration. Que vous seriez heureux de retravailler avec l’ex-recrue  lorsqu’elle aura atteint le niveau requis et qu’elle pourra à nouveau postuler ultérieurement. Ne sous-estimez pas la puissance des talents boomerang ! Proposez donc de rester en contact sur LinkedIn et de donner des nouvelles. 

À lire sur notre blog : annoncer un refus sans nuire à sa marque employeur 

4.3. Offboarding : communiquer avec les équipes

Une fois l’annonce faite au·à la salarié·e, prévenez sans tarder l’équipe avec laquelle il travaillait.

• Mettez-vous d’accord avec l’ex-recrue sur qui l’annonce et quand 
• Fixez une réunion d’équipe 
• Expliquez les raisons factuelles pour lesquelles vous ne gardez pas la personne
• Dites que vous avez fait ces retours à la recrue et proposé des solutions pour qu’elle s’améliore
• Proposez aux membres de l’équipe, s’ils le veulent et que la recrue compte valoriser cette expérience sur son profil, de souhaiter bonne chance à la personne et/ou de la recommander sur les qualités qu’elle a 
• Expliquez que vous allez, le plus rapidement possible, remplacer cette personne
• Détaillez ce qui se passera en son absence : demandez-vous un effort commun pour combler le poste à plusieurs ? Recrutez-vous un freelance sur un temps partiel ? Déléguez-vous certaines tâches à une agence ou à une SSII ?

💡 C’est prouvé : des collègues qui disparaissent sans laisser de traces ni provoquer de discussion transparente avec les équipes installent durablement un climat de défiance vis à vis du management. Pour conserver la confiance, la motivation et l’engagement de ses salariés, il faut assainir rapidement les raisons d’un licenciement.

Optimiser l’off-boarding de la jeune recrue

• Décidez de la date de départ 
• Mettez en place une passation (documentation) 
• En option, réalisez l’entretien de sortie et collectez les retours 
• Listez le matériel à récupérer et prévenez la personne 
• Récupérez le matériel et vérifiez son état avec l’IT
• Faites désactiver les accès aux bases et couper les abonnements aux outils 
• Proposez de rejoindre les alumnis de l’entreprise et de rester en contact. 
• Soignez l’offboarding pour essayer de laisser une bonne image au collaborateur.rice qui part et sera votre ambassadeur, ou peut-être même un.e futur collaborateur.rice !

Mettre en place rapidement la recherche du successeur

L’onboarding de votre jeune recrue n’a pas marché ? Mettez-vous sur le pied de guerre pour le remplacer.

• Les solutions immédiates 

Pour éviter de faire pression sur les équipes restantes, cela peut être utile de missionner un profil indépendant ou de déléguer certaines tâches à une agence. Faites simple : missionnez des profils de confiance avec lesquels vous travaillez déjà ou demandez des recommandations à votre réseau.

• Recruter la personne suivante 

Pour accélérer au maximum dans le recrutement du ou de la remplaçant·e, plusieurs solutions s’offrent à vous 

• Recruter la personne avec laquelle vous aviez hésité. Si vous avez un autre profil sous le coude, il y a fort à parier qu’il sera en poste à présent. Vous allez donc devoir être attractifs sur le salaire, les avantages, les conditions et encore mieux pitcher le job. 
• Avoir recours à un chasseur de têtes ou un cabinet de recrutement. C’est coûteux mais cela peut vous faire gagner du temps et éviter les biais qui ont amené à la rupture de période d’essai, s’il y en a eu. 

Recruter en interne mais avec l’aide des salariés, au travers de la cooptation. Cela consiste à ouvrir le vivier de talents du réseau des équipes, en leur demandant de recommander quelqu'un. Cela suppose de mettre en place une carotte, souvent financière, qui sera offerte au salarié si la personne passe sa période d’essai.

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Bon nombre d’entreprises l’ont compris : l’onboarding est un enjeu très stratégique pour le recrutement. Bâclez l’arrivée de vos salarié·e·s et vous risquez fort de les perdre rapidement. Réussissez-la et vous les fidélisez d’autant mieux.

Vous avez maintenant en main les clés pour vous saisir de ce sujet. Nous vous souhaitons le meilleur pour les futurs onboardings de talents dans votre entreprise.
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JobTeaser est le jobboard privilégié des employeurs et le service carrière préféré des écoles et universités européennes. Quel que soit votre besoin en recrutement, nous pouvons vous accompagner pour recruter et fidéliser les meilleurs jeunes talents.