Chargé de projet événementiel

Les missions

Pour son entreprise (stade, festival, fédération sportive, etc.) ou pour son client, il supervise et coordonne un événement. 

Son objectif ? Que tout se déroule bien, que la publicité autour de l’événement soit claire et efficace, que les retombées de l’événement soient positives. Il commence par élaborer un plan d'action. Responsable d’un budget et d’une équipe, il définit les axes de sa stratégie : quelle publicité faire ? à quels fournisseurs faire appel ? Il analyse également les contraintes logistiques, financières et techniques : définir les moyens à mettre en place et des objectifs à atteindre lui permet de rédiger un cahier des charges précis et d’organiser ses équipes. Il peut aussi faire des recommandations quant à la faisabilité du projet et apporter des modifications en cours de route. Le rétro-planning est l’outil préféré du chargé de projet : il lui permet de contacter les fournisseurs et les prestataires à temps, de diriger ses équipes et de veiller à la diffusion de l’information entre elles. 

Le jour J, il est sur place : il supervise le bon déroulement de l’événement et gère les problèmes qui ne manquent jamais de survenir. Enfin, il analyse les résultats de ses actions dans des comptes rendus détaillés, destinés à la direction de l’entreprise ou au client. 

Ses horaires de travail sont loin d’être réguliers. Il peut travailler d’arrache-pied pendant des jours, des semaines et sans compter ses heures. Il est également amené à se déplacer régulièrement sur le lieu de l’événement ou pour rencontrer ses partenaires. Au sein d’une entreprise, il est sous la responsabilité de la direction, rattaché au service des opérations ou de la communication. En agence, il exerce sous la supervision d’un chef de projet ou du directeur de l’agence. Il est en contact avec les équipes qu’il coordonne, avec ses clients et avec les différents prestataires qui participent à l’événement.