Flexibilité : mettre en place une politique de télétravail ambitieuse

Encore un article sur la mise en place d’une politique de télétravail ? Oui, mais pas que.  Le télétravail a depuis la pandémie pris de l’ampleur… Mais plusieurs années après, nombreuses sont les entreprises qui tentent encore d’installer un cadre pérenne à cette pratique somme toute nouvelle sur le temps RH long. 

Cet article a avant tout vocation à proposer nos apprentissages des 3 dernières années sur la mise en place du télétravail, pour que d’autres entreprises puissent améliorer leur processus ou le créer.

En effet, comment pérenniser le télétravail dans un contexte professionnel revenu à la normale ? Comment réussir à franchir un cap en s’adaptant au contexte unique de son entreprise ? Anne Le Bruchec, Chief People Officer au sein de JobTeaser nous dévoile les coulisses du projet de télétravail et de flexibilité qu’elle a mené au sein de JobTeaser. Plus de 6 mois de travail, 35 entretiens et 13 benchmarks externes lui ont permis de construire une politique de travail ambitieuse, encore en place plusieurs années après. Elle partage ici ses conseils — et les leçons — appris en chemin.

Ce qu’il faut retenir en 5 points 

Ne pas se précipiter 

Avec le recul d’une situation de retour à la normale, le contexte de travail à domicile dans lequel nous avons basculé brutalement en mars 2020 représente la période de transformation la plus drastique que le monde du travail ait récemment connu. A posteriori, les 6 mois de réflexion que nous nous sommes imposés nous ont permis de nous questionner, au-delà du mode de travail souhaité, sur ce qui faisait le cœur de l’engagement, de la motivation et de l’appartenance de nos salariés. 

Communiquer de manière transparente 

Lors de l’annonce d’une possible évolution de votre politique de télétravail, de nombreuses attentes s’éveilleront chez vos salariés, qui annoncent aussi avec de potentielles frustrations ou impatiences ! De ce fait, soyez transparents dans vos communications.

Impliquer les managers dès la genèse

Impliquer dès la genèse de la transformation vos managers et vos partenaires sociaux en amont du projet,  le télétravail étant intimement lié à des questions de bien-être, d’engagement et de QVT. Notre CSE a été un partenaire clé du projet et un membre élu des salariés a fait partie intégrante du groupe projet.

Passer par une phase d’expérimentation

Dédramatisez le projet en adoptant une logique d’expérimentation : nous avons décidé de tester notre modèle pendant 1 an, ce qui nous a permis d’être agiles.

Jouer collectif 

Évitez de considérer que le télétravail se joue à un niveau individuel. C’est un choix et mode de fonctionnement d’équipe, de département et d’entreprise. Cela nécessite de trouver un mode de fonctionnement efficace au niveau collectif, qui procède d’un aménagement du mode de communication, d'interaction, et de travail au sein de l’entreprise.

Protéger l’ADN de la boîte

Veillez à la préservation de l’ADN de votre entreprise. Au sein de JobTeaser, nous avons compris, en travaillant à distance, à quel point notre bar du coin de la rue, notre bière après notre réunion mensuelle, tous les moments de connivences et d’informel, étaient décisifs dans notre performance. Pour autant, nous avons constaté que nous avions tous acquis une compétence clé dans la gestion des équipes à distance. Il a donc fallu trouver le bon équilibre entre préserver notre culture et l’ambiance de travail tout en consolidant l’efficacité et l’agilité acquises après de longs mois de confinement.

Les étapes clés de la mise en place du télétravail

Épisode 1 - La collecte des besoins 

La 1ère étape était de comprendre ce que ressentaient nos salariés. En mai 2020, nous avons lancé une enquête pour savoir comment nos salariés vivaient le travail à distance : ce nouveau mode de travail leur convenait-il ? Quelles étaient leurs suggestions ? Comment ressentaient-ils ce changement en termes d’équilibre entre la vie privée et vie professionnelle ? Nous avons déjà observé une différence entre différents métiers : certains, dont les développeurs et plus généralement nos profils techniques, s’accommodaient très bien du télétravail tandis que d’autres populations souffraient du manque de contact. Finalement, le premier confinement ne nous a pas semblé être une période d’analyse tangible, étant donné la dureté de cette période pour certains de nos collaborateurs.

Le bon équilibre entre préserver notre culture et l'ambiance de travail - Anne LE BRUCHEC (DRH de JobTeaser)

En juillet 2020, nous avons renouvelé cette enquête pour analyser plus finement le changement des pratiques chez nos collaborateurs et questionner précisément leurs nouvelles attentes. Pour compléter cette démarche, nous avons réalisé 35 entretiens qualitatifs avec salariés et managers, afin de creuser les résultats de notre enquête. L’idée était de sortir du ressenti issu des 3 mois de confinement et de se projeter à long terme.

Les leçons que nous avons apprises :

• Si nécessaire, il est utile de prendre à plusieurs reprises l’avis des salariés afin de ne pas être influencé par le contexte externe.
• C’est bien d’allier une approche quantitative et qualitative, afin de gagner en finesse d’interprétation. 
• Il ne faut pas sous-estimer cette première étape essentielle pour légitimer ses prises de décisions par la suite.

À lire sur notre blog: Construisez la culture de votre entreprise pour augmenter la croissance de votre business avec notre guide complet

Épisode 2 - La création de 4 scénarios de télétravail, en lien avec de (nombreuses) équipes

Une fois que nous avions une bonne idée de ce que ressentaient nos salariés, il était temps de nous lancer. En novembre, nous avons commencé à construire notre approche à travers 4 scénarios : 

La création de 4 scénarios de télétravail

Ces 4 modèles d’intensité de télétravail, du moins au plus ouvert, ont permis de nous positionner. Pour l’affiner nous avons confronté le cadre minimum que nous souhaitons mettre en place à l’ambition de chacun : 

• Nous avons donc effectué une veille et un benchmark d’entreprises similaires à notre taille (Datadock, Manomano, Payfit, Ornicar, par exemple). Ces entreprises étaient d’un niveau d’ouverture au remote divers, toutefois, chacune témoignait d’un mouvement de flexibilisation de ses pratiques.
• Nous avons en parallèle réalisé une quinzaine d’entretiens, impliquant notre CSE et notre Comité de Direction.
• Nous avons analysé les feedbacks reçus à l’aune de ces 4 scénarios, pour comprendre l’impact des situations de télétravail sur la performance, notamment de nos équipes de vente.  

Ces démarches ont permis d’affiner nos hypothèses. Alors qu’en mai 2020, nous pensions être sur un modèle plutôt fermé, nous avons compris qu’en 6 mois, nous avions gagné en ambition. Nous avons retenu le modèle le plus ouvert. 

Les leçons que nous avons apprises 

• Poser un cadre d’analyse fondé sur plusieurs scénarios est indispensable pour se positionner : nous avons pu aussi réaliser un important travail statistique pour dégager des tendances et voir où se positionnaient les gens à chaque enquête réalisée. 
• Impliquer des parties prenantes aux postures différentes (management, CSE, externes) aident à valider la démarche et vérifier qu’il n’y a pas « d’angle mort ». Nous avons volontairement privilégié sur ce sujet une approche collégiale, ou salariés, managers, top management, élus, pouvaient apporter leurs éléments de lecture et participer à la décision.

Épisode 3 - S’engager sur une politique de télétravail et communiquer

En décembre 2020, nous étions prêts à nous lancer : nous nous sommes positionnés sur une proposition de « flexible workplace ». En janvier, nous avons communiqué notre nouveau cadre d’organisation du travail à l’ensemble de nos collaborateurs. Dès lors, nous avons dû décliner la partie opérationnelle du projet rapidement (charte de télétravail, Q&A adressé à nos collaborateurs, etc.) Un élément qui nous a aidé à faire descendre le niveau de pression face à un projet aussi structurant, c’est d’annoncer que nous allions réaliser un test de notre modèle pendant 1 an : cela nous permet d’appréhender sereinement la déclinaison opérationnelle du projet. Nous avons fait en sorte que notre politique de télétravail ouvre le champ des possibles, et ne soit ni trop restrictive, ni décorrélée de nos pratiques actuelles.

Les leçons que nous avons apprises 

• Il faut outiller les managers, qui sont des relais essentiels de bonne réalisation d’un projet de télétravail. Cela passe par le fait de leur fournir des grilles d’entretiens pour évaluer les demandes de passage en full remote, un Q&A précis pour répondre à l’ensemble des questions des collaborateurs ou encore une formation dédiée aux managers sur le Remote Management.
• Pensez à la partie logistique. Nous avons par exemple proposé une aide financière pour s’assurer que le poste de travail à distance était satisfaisant et permettre à nos collaborateurs de s’équiper (d’un bureau, d’un siège, d’un écran…).
• Enfin, testez votre formule afin de la faire évoluer si besoin.

Épisode 4 - Mesurer l’impact du télétravail et tester la robustesse du dispositif 

En novembre, nous avons mis en œuvre une enquête auprès de nos collaborateurs afin de prendre régulièrement le pouls du climat, de l’engagement et du bien-être de nos salariés. Cette enquête est trimestrielle et vise à détecter et prévenir tout soubresaut du climat. La priorité est maintenant de repenser la présence des collaborateurs au bureau. 

Ensuite, nous avons imaginé une organisation en flex office, avec un jeu de dominos entre nos bureaux à Paris et de province. Nous avons veillé à bien mailler nos collaborateurs, tant au sein de notre headquarter (flexoffice…) qu’entre nos différents bureaux (mix entre changement de bureau d’appartenance, déplacements réguliers dans nos bureaux internationaux, changement de pays de résidence...). Cela ouvre des portes, efface les barrières géographiques. 

Voir les KPI pour suivre l’efficacité de vos recrutements sur notre blog

Les leçons que nous avons apprises

• Le télétravail se joue au niveau de l’équipe. Par exemple, si une personne souhaite passer en full remote, nous réalisons un processus d’évaluation cadré en demandant l’avis de l’équipe.
• Il importe de continuer à mesurer l’impact du projet pour l’ajuster et anticiper de futures tendances liées à la mobilité géographique.
• Et ne pas sous-estimer l’aspect logistique, car l’impact est réel sur la gestion de l’espace de travail et la place symbolique que revêtent les bureaux.

Conclusion 

Ce que nous retenons de ce projet de télétravail, c’est qu’avoir pris notre temps nous a permis d’être plus ambitieux. Nous aurions opté pour un modèle moins flexible si nous n’avions pas eu cette prise de recul. La perception de ce projet a beaucoup évolué dans le temps et une réflexion sur le long terme était indispensable. Aujourd’hui nous ressentons aussi chez nos candidats que nos conditions de travail flexibles sont un atout. 

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